Bestandteile einer Rechnung

In jedem Unternehmen müssen Rechnungen geschrieben werden. Dies gilt natürlich auch für Freiberufler und Selbstständige. Die Pflicht zum Schreiben von Ausgangsrechnungen ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Damit Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, müssen die erforderlichen Bestandteile einer Rechnung enthalten sein.

Wir nennen Ihnen hier die erforderlichen Pflichtangaben. Geregelt sind diese im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Diese Angaben gehören auf jede Rechnung, deren Betrag über 250,- € (bis Ende 2016 galten noch 150,- €) liegt.

Eine Rechnung muss

•    den vollständigen Namen und die Anschrift desjenigen enthalten, der die Ware geliefert oder die
     Leistung erbracht hat
•    den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers, der die Ware oder die
     Leistung erhalten hat
•    das Ausstellungsdatum nennen
•    die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des Rechnungsstellers enthalten
•    die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten
•    eine fortlaufende Rechnungsnummer ausweisen. Die Nummer darf sich auch aus zwei
     Zahlenkombinationen zusammensetzen
•    eine Auflistung von Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung sind ebenfalls Pflicht. Dabei
     muss die Beschreibung auch für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Oberbegriffe wie
    „Dienstleistungen“ oder „Baumaterialien“ sind zu vage.
•    der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder der Leistungserbringung nennen
•    eventuelle zuvor vereinbarte Nachlässe (Skonto etc.) nennen
•    das Entgelt, den Steuersatz und die Höhe der mit dem jeweiligen Steuersatz anfallenden Steuer
     ausweisen (wenn die Rechnung Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen
     Umsatzsteuersätzen enthält, muss für die einzelnen Posten der jeweilige Steuersatz angeben sein)

Es gelten gesonderte Regelung für die Rechnungsstellung von erbrachten Leistungen oder Lieferung mit Steuerbefreiung. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Ware in ein EU-Drittland geliefert wird oder in diesem Land eine Leistung erbracht wird.

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250,- € nicht übersteigt, muss nur den vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe ausweisen.

Kleinunternehmer müssen nicht auf ihre Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Jedoch sollten Sie darauf achten, dass Sie nur den Bruttobetrag in der Rechnung aufführen. Wenn Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen, muss diese auch abgeführt werden.
Ganz wichtig ist es, dass eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer dem Vorsteuerabzug dient. Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn der Unternehmer eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung nach § 14 UStG oder § 14a UStG besitzt (§ 15 UStG).

Bei dem Versand von Briefen mit LetterXpress erhalten Sie monatlich selbstverständlich eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung. Und das sogar mit Umsatzsteuerausweis. Damit ist der Vorsteuerabzug auf die Leistung des Briefversandes inkl. des Portos möglich. Ein großer Vorteil gegenüber dem Einkauf von Briefmarken/Porto direkt bei der Deutschen Post AG. Diese Umsätze sind umsatzsteuerbefreit und Sie kommen nicht in den Genuss des Vorsteuerabzugs.

Für Fragen rund um den Rechnungsversand qenden Sie sich gerne an unser Supportteam.