Rechnung schreiben - so geht es

Ratgeber: Wie schreibt man eine korrekte Rechnung?

Rechnungen schreiben ist einer der wichtigsten Teile des Wirtschaftslebens. Ohne das Schreiben von Rechnungen wird kein Geld verdient. Für Form und Inhalt von Rechnungen sind allerdings eine ganze Menge Punkte von Bedeutung, damit die rechtlich geforderten Bedingungen erfüllt werden und auch das Finanzamt nichts zu beanstanden hat.

Richtig Rechnung schreiben: So geht's

Was man grundsätzlich wissen sollte: Im rechtlichen Sinn ist eine Rechnung nicht das ausschlaggebende Kriterium dafür, dass für den Kunden eine Leistungspflicht entsteht. Der vereinbarte Kaufpreis entsteht nicht erst mit dem Schreiben einer Rechnung, sondern bereits beim Abschluss des Vertrags (Kaufvertrag oder Beauftragung für die Erbringung einer Leistung). Forderungen gegenüber dem Kunden werden immer entsprechend der getroffenen Vereinbarung fällig, im Zweifelsfall sofort nach Leistung - und unabhängig von einer gestellten Rechnung. Bei einem Verbraucher (nicht bei Unternehmen als Kunden) dient die Rechnung zum grundsätzlichen und unverzichtbaren Nachweis des Verzugs des Zahlungspflichtigen (30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung). Steuerrechtlich sind Rechnungen aber zwingend erforderlich. Soweit einmal die (graue) Rechtstheorie.

Wird eine Rechnung gestellt, muss sie auf jeden Fall bestimmten formalen Voraussetzungen genügen. Insbesondere alle gesetzlich geforderten Angaben sind beim Rechnung schreiben immer notwendig und müssen auf jeder Rechnung zu finden sein. Welche das sind, zeigt die nachfolgende Tabelle:

Angabe

Geforderte Voraussetzung

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

Beide Angaben, Name und Adresse müssen vollständig angegeben sein

Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Auch hier sind vollständige Angaben notwendig

Steuernummer und/oder UST-ID

Je nachdem, ob das Unternehmen eine UST-ID hat, oder nicht

Ausstellungsdatum

Das ist immer das Datum der Ausstellung der Rechnung, nicht der Leistungserbringung

Rechnungsnummer

Eine eindeutige Rechnungsnummer, die fortlaufend sein muss (aus steuerrechtlichen Gründen) und die Rechnung auf einfachem Weg einem Nummernkreis zuordnen lässt

Datum der Leistungserbringung

Das ist nicht das Rechnungsdatum - beide Daten können unterschiedlich sein. Das kann auch ein zukünftiges Datum sein, wenn es nicht bekannt ist, darf es ausgelassen werden

Das Leistungsentgelt und die jeweils dafür geltenden Steuersätze

Hier muss nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden, auch steuerbefreite Leistungsteile sind entsprechend einzeln aufgeschlüsselt anzugeben, die verrechneten Steuersätze sind zu jedem Punkt ebenfalls anzugeben

Darüber hinaus ist man bei der Gestaltung der Rechnung völlig frei. Sie muss aber übersichtlich und gut lesbar sein und alle wichtigen Angaben klar erkennen lassen. Kleinunternehmern wird zwar empfohlen, auf die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19(1) UStG) bei einer Rechnung hinzuweisen, Pflicht beim Rechnung schreiben ist das aber nicht. Umsatzsteuer dürfen Kleinunternehmer natürlich beim Rechnung erstellen nicht ausweisen.

Neben den zwingend erforderlichen Angaben (siehe Tabelle) ist es natürlich sinnvoll, auch Bankdaten, Zahlungsfristen und andere für den Leistungsempfänger wichtige Daten anzugeben.

Einfachere Rechnung unter 150 Euro

Bei Rechnungsbeträgen unter 150 Euro brutto dürfen einige der gesetzlich geforderten Angaben weggelassen werden. Nicht zwingend notwendig sind dann Angaben zum Rechnungsempfänger, die Angabe von Steuernummer und Ust-ID, sowie die Angabe von Lieferungs- und Leistungsdatum sowie der Nettobeträge. Aus Gründen der Vollständigkeit und Übersichtlichkeit empfiehlt sich aber im praktischen Untenehmensbetrieb dennoch immer die Angabe aller Rechnungsdaten, unabhängig vom Rechnungsbetrag.

Rechnungsformulare

Um alle Angaben immer sicher und einheitlich auf jeder Rechnung zu haben, empfiehlt sich die Anwendung eines festgelegten Rechnungsformulars. Viele Buchhaltungs-Programme und Faktura-Anwendungen bieten diese Möglichkeit bereits aus dem System heraus. Das zu nutzen kann sinnvoll sein, da die richtigen Daten, Steuersätze und Beträge immer gleich automatisch korrekt sind und an der richtigen Stelle stehen.

Wer ein mobiles Büro verwendet, kann für das Rechnung schreiben zudem auch auf Online-Versionen von Faktura-Anwendungen in einem Cloud-Speicher zurückgreifen. Das erleichtert das Erstellen von Rechnungen und Angeboten von unterwegs erheblich.

Rechnungsversand und elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind seit 2011 in Deutschland der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Das gilt für den EU-weiten Rechnungsverkehr, die entsprechende EU-Richtlinie ist mittlerweile überall in geltendes nationales Recht umgesetzt. Allerdings muss man bei elektronischen Rechnungen einige Dinge beachten:

will man den Vorsteuerabzug geltend machen, muss der Empfänger dem Empfang einer elektronischen Rechnung zugestimmt haben (das kann allerdings auch über die AGB oder durch stillschweigende Zustimmung geschehen)
die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein (elektronische Signatur)
die Unversehrtheit der Rechnung muss gegeben sein

Dort, wo Kunden eine elektronische Rechnung ausdrücklich nicht wünschen, ist ein Unternehmen weiterhin auf das Ausstellen einer Rechnung in Papierform angewiesen. Dabei kommt es darauf an, die entsprechenden Briefe sicher zu versenden. Versanddienste können das häufig besser, effizienter und kostengünstiger gewährleisten, als das bei eigenem Versand möglich ist. Zudem ist es dadurch auch möglich, deutlich an Personalkosten für das Rechnung erstellen und den Versand sowie auch an Druckkosten zu sparen. Auch die Nebenkosten fallen bei professionellen Anbietern oft geringer aus.