FAQ - Häufig gestellte Fragen

Anmeldung

Kann ich mit einem Privatkundenkonto auch Geschäftskunde werden?

Wenn Sie sich bei LetterXpress als Privatkunde angemeldet haben und eigentlich ein Geschäftskunde sind,
können Sie Ihr Konto ganz einfach ändern und die Vorteile als LXP GESCHÄFTSKUNDE nutzen. Hinterlegen Sie dafür bitte Ihre Firmendaten unter > Mein Konto > persönliche Daten > LXP GESCHÄFTSKUNDE werden.

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Kann ich LetterXpress auch außerhalb Deutschland nutzen?

Ja. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass die Umsatzsteuer (19%) bei der Rechnungsstellung berechnet wird.

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Druckertreiber

Kann ich einen Brief nach der Übertragung anschauen?

Unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Auftragsübersicht haben Sie die Möglichkeit, sich den Brief in den Sendungsdetails anzeigen zu lassen.

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Wie melde ich mich bei LXP TREIBER an?

Wenn Sie LXP TREIBER bisher mit Ihrem Benutzernamen und Passwort nutzen, können Sie dies auch weiterhin wie gewohnt so tun.

Falls Sie den Druckertreiber neu herunterladen und bisher noch keine Briefe über LXP TREIBER übertragen haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für die Anmeldung unter > Mein Konto > Zugangsdaten > LXP TREIBER. Mit diesen Daten können Sie sich nach Installation beim Druckertreiber anmelden. Für das Login auf unserer Webseite nutzen Sie bitte Ihre Mailadresse und Ihr Passwort.

Ihre Zugangsdaten können Sie jederzeit unter > Mein Konto > Zugangsdaten > LXP TREIBER einsehen, neu anlegen und löschen.

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Gibt es eine Anleitung der Serienbrieffunktion für den LXP TREIBER?

Ja. Eine detaillierte Beschreibung der Serienbrieffunktion finden Sie unter Downloads/ Vorlagen oder in unserem Video.

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Muss ich meine Druckvorlagen ändern?

Nein. Wenn Sie bislang Ihre Briefe in einem Fensterumschlag versendet haben, dann brauchen Sie Ihre Vorlagen nicht ändern. Unsere Philosophie ist es, LetterXpress sollte sofort anwendbar sein, ohne dass die gesamten Druckvorlagen in den jeweiligen Anwendungen verändert werden müssen. Wenn die Empfängeradresse in der Druckvorschau im markierten Fensterbereich steht, kann der Brief versandt werden. Sie haben die Möglichkeit, unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Auftragsübersicht in den Sendungsdetails die Empfängeradresse vollständig einzusehen. Wenn die Empfängeradresse außerhalb des Fensterbereichs ist, dann wird die Adresse nur teilweise dargestellt. Der Brief wird trotzdem fachgerecht verarbeitet und versendet.

Sendungen, bei dem die Adresse komplett außerhalb des Fensterbereichs liegt oder bei denen keine Adresse vorhanden ist, werden ebenfalls gedruckt und versendet. Da wir einen komplett automatisierten Prozess für LetterXpress verankert haben, können diese Sendungen nicht ausgesteuert werden. Die Sendungen werden dann als unzustellbar an den Absender zurückgehen (sofern eine Absenderadresse lesbar ist) oder die Deutsche Post stellt uns den Brief als unzustellbar zurück.

Wenn Sie Ihre Vorlagen anpassen möchten, um den gesamten Service von LetterXpress zu nutzen, dann finden Sie hier Angaben zum Brieflayout, bzw. eine Word-Vorlage. Bei Fragen dazu, wenden Sie sich gern an unseren Support per Mail (support@letterxpress.de) oder rufen Sie uns unter 0800 6559 000 an.

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Wie kann ich den LXP TREIBER installieren?

Sie können den Druckertreiber unter dem Menüpunkt > Briefe übertragen > LXP TREIBER herunterladen. Nach Beendigung des Downloads klicken Sie auf das Objekt und folgen dann den Anweisungen.

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Systemanforderungen LXP TREIBER

Für die Nutzung des LXP TREIBERS muss Ihr System folgende Systemanforderungen erfüllen.

Als Betriebssystem unterstützen wir mind. Microsoft Windows 10 (64-bit) in der jeweils aktuellsten Version/Reales mit einem installiertem und aktiviertem aktuellen .NET Framework.

Ältere Versionen unterstützen die von uns eingesetzte Verschlüsselungsmethode TLS 1.2 nicht.
Aus Gründen der Datensicherheit bieten wir kein älteres Verfahren an, da sie als unsicher gelten.

Hinweise:
Bitte beachten Sie, dass es zu Problemen führen kann, wenn Sie ein abweichendes Betriebssystem und/oder eine veraltete Version des .NET Framework einsetzen.  Ein Support kann nur erfolgen, wenn diese Mindestanforderungen erfüllt sind.
Bitte führen Sie die Installation als Administrator durch, da während der Installation des Druckertreibers die Software GhostScript automatisch mit auf Ihrem System installiert wird, welche während der Installation lokale Administrator-Rechte voraussetzt.

Für Mac OS Benutzer gibt es aktuell keinen Druckertreiber – Bitte nutzen Sie ggf. LXP GO, welches keinen Treiber voraussetzt.

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Wie kann ich Briefe nach der Installation von LXP TREIBER an LetterXpress übertragen?

Nach Erstellung Ihres Briefes in Word klicken Sie auf „Drucken“ und wählen LXP TREIBER aus. Sie werden dann automatisch auf die LetterXpress Druckertreiberansicht weitergeleitet. Dort wählen Sie aus, wie Ihr Brief gedruckt und versendet werden soll. Bitte prüfen Sie alle Versandeinstellung genau.

Wenn Sie ein fertiges PDF-Dokument drucken möchten, können Sie es per Drag and Drop ganz einfach in den LXP TREIBER ziehen. Bitte beachten Sie: PDF-Dokumente lassen sich nicht mit Druckbefehl im Druckertreiber drucken, hier kann es im Anschluss im LXP TREIBER zu Darstellungsproblemen kommen.

LXP TREIBER erkennt Adressen, die eine weitere Zeile unter der Ortsangabe beschriftet haben als internationale Sendung. Wenn es sich um eine nationale Sendung handelt, ändern Sie einfach die Versandeinstellung auf national.

Sie haben unter anderem die Möglichkeit, einen Brief mit Briefpapier als Hintergrund einzufügen, die Geschäftsbedingungen auf die Rückseite drucken zu lassen oder Beilagen in Form von PDF-Dateien anzuhängen. Nach Prüfung aller Eingaben klicken Sie auf „Drucken“ und Ihr Brief wird zu Bearbeitung weitergeleitet.

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Drag & Drop

Sie können Ihre Briefe über Drag & Drop in den LetterXpress Druckertreiber einfügen. Öffnen Sie LXP TREIBER und ziehen dann Ihren Brief in das Fenster des Drucktreibers. Sie können auch mehrere Briefe zusammen in den Druckertreiber ziehen. Anleitung Drag& Drop.

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Wie sicher ist die Übertragung meiner Briefe und Anlagen über das Internet?

Alle Daten, die Sie uns online übermitteln, werden über eine 256-Bit-SSL-Verbindung sicher verschlüsselt. Zur Anwendung kommen hier Routinen, die den internationalen Verschlüsselungszertifizierungen entsprechen. Diese Technologie werden beispielsweise beim Onlinebanking und den Online-Bezahlverfahren weltweit angewendet.

Ihre Briefe und die somit übermittelten personenbezogenen Informationen werden gemäß den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) behandelt. Darüber hinaus ist das gesamte Unternehmen A & O Fischer nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001:2017 zertifiziert. Die im Rahmen dieser Norm entwickelten Richtlinien und Prozesse gewährleisten ein Datenschutzniveau, welches über den grundsätzlichen Anforderungen gem. Art. 32 (EU-DSGVO) hinausgehen.

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Bestehendes PDF-Dokument mit LXP TREIBER übertragen

Wenn Sie ein fertiges PDF-Dokument mit dem Druckertreiber zu LetterXpress übertragen möchten, bitten wir Sie, dieses nicht mit Adobe Acrobat oder einem alternativen PDF-Viewer zu öffnen und dann über „Drucken“ in den Druckertreiber zu laden. Bitte nutzen Sie, um fertige PDF-Dokumente zu übertragen, die Drag & Drop Funktion des Druckertreibers. Dazu müssen Sie LetterXpress unter Programme starten, um das PDF-Dokument anschließend per Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen zu können. Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserer Beschreibung der Drag & Drop Funktion. Download Anleitung Drag & Drop

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Gibt es eine Übersicht der Funktionen für den LXP TREIBER?

Ja. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie unter Downloads/ Vorlagen. 

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Wie kann ich LXP TREIBER deinstallieren?

Sie können den LXP Treiber unter „Systemsteuerung „ > „Programme und Funktionen“ deinstallieren.

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Try-Icon

Mit der aktuellsten Version des LXP TREIBERS wird automatisch auf dem Desktop das LetterXpress-Logo (Try-Icon) zum Schnellstart abgelegt. Bei jedem Startvorgang des Computers wird das Try-Icon geladen. Das LetterXpress Try-Icon können Sie mit der Maus auf dem Desktop verschieben (mit der Maus auf das Icon gehen, linke Maustaste drücken und dann bewegen). Wenn Sie das Try-Icon ausblenden wollen, ist dies über die Taskleiste möglich. Bitte deaktivieren Sie das Icon dafür in der Taskleiste unter "Von Taskleiste lösen".

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Einschreiben

Wie kann ich ein Einschreiben verfolgen?

Wählen Sie auf der Seite von LetterXpress unter dem Menüpunkt > Mein Konto >Auftragsübersicht aus. In den Sendungsdetails sehen Sie die von Ihnen gewählte Einschreiben-Variante mit der entsprechenden Sendungsnummer. Die Sendungsnummer steht am Versandtag (bitte beachten Sie hier unsere zeitlichen Vorgaben zum Versand von Briefen) abends bereit und ist mit der Sendungsverfolgung der Deutschen Post AG verlinkt. Sie werden automatisch weitergeleitet und erhalten den Statusbericht zu Ihrem Einschreiben.

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Was unterscheidet die drei von LetterXpress angebotenen Einschreiben-Varianten?

Bei einem Einwurf-Einschreiben ist keine Unterschrift des Empfängers nötig, der Zusteller wirft die Sendung in dessen Briefkasten und dokumentiert diesen Vorgang mit seiner Unterschrift auf dem Auslieferungsbeleg. Dadurch ist sichergestellt, dass der Brief angekommen ist. Eine Bekanntgabe gegenüber dem Empfänger, wann bzw. dass ein Einschreiben eingeworfen wurde, muss nicht erfolgen. Gerichtlich kann eine förmliche Zustellung nicht bewiesen werden. Ein solches Einschreiben erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen an eine förmliche Zustellung. Jedoch kann die Annahme des Schreibens auch nicht verweigert werden, da der Adressat nicht verhindern kann, dass die Sendung durch den Zusteller in den Briefkasten eingeworfen wird. Diese Form des Einschreibens ist sinnvoll, wenn Fristen eingehalten werden müssen.

Das „Übergabe“-Einschreiben ist ein Einschreiben ohne jede Sonderleistung. Der Empfänger, sein Bevollmächtigter oder ein Empfangsberechtigter muss den Erhalt quittieren. Der Zusteller dokumentiert die Übergabe ebenfalls.

Bei einem Einschreiben Eigenhändig muss die Übergabe an den Empfänger persönlich oder einem zum Empfang Bevollmächtigten gegen Unterschrift erfolgen. Ist eine Zustellung nicht möglich, wird der Empfänger benachrichtigt und kann die Sendung in der Postfiliale abholen. In diesem Fall kann nicht an eine Postfachadresse versendet werden.

Verweigert ein Empfänger, Empfangsbevollmächtigter oder Postempfangsbeauftragter die Annahme eines Einschreibens, wird die Sendung als Einschreiben an den Absender zurückgesandt.
Ein Ersatzempfänger kann die Annahme ablehnen. Dann wird der Empfänger benachrichtigt und die Sendung für ihn in der Postfiliale zur Abholung hinterlegt.

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Was muss ich bei der Adressierung eines Einschreibens beachten?

Bei LetterXpress benötigen Einschreiben für den Versand eine DV-Freimachung. Diese Daten-Verarbeitung-Freimachung dient der elektronischen Entrichtung von Portogebühren und macht jede Sendung unverwechselbar und nachvollziehbar. Die DV-Freimachung erfolgt im Adressfeld über der Adresse und, falls vorhanden, unter der Absenderzeile.

Durch diese besondere Positionierung müssen ganz bestimmte Abstände eingehalten werden, damit Ihr Einschreiben ordnungsgemäß bearbeitet und versendet werden kann.

Bitte berücksichtigen Sie beim Aufbau der Absender- und Empfängeradresse folgende Maße:

Vorlagen und Maße finden Sie auch unter dem Menüpunkt im Footer > Informationen > Vorlagen.

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Was ist eine DV-Freimachung?

DV-Freimachung bezeichnet eine elektronische Variante der Porto-Entrichtung. Die DV-Freimachungszeile wird mit in das Adressfenster des Briefes gedruckt und beinhaltet auch die notwendigen Angaben für Einschreiben, wie z. B. den Portoaufschlag und die eindeutige Sendungsnummer zur Sendungsverfolgung. Die Sendungsnummer wird dann im Kundenkonto im Bereich Auftragsübersicht bei Ihrer Sendung unter Details hinterlegt und ermöglicht Ihnen die Sendungsverfolgung. Mit diesem nahezu automatisiertem Workflow können wir die Kosten für die Bearbeitung der Einschreiben für Sie so gering wie möglich halten.

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Kann mein Startguthaben für Einschreiben genutzt werden?

Bitte beachten Sie, dass das Startguthaben* nicht für Einschreiben (Einschreiben Einwurf, Einschreiben, Einschreiben Eigenhändig) genutzt werden kann. Um ein Einschreiben verschicken zu können, laden Sie Ihr Guthaben bitte nach der Anmeldung unter >Mein Konto > Buchhaltung > Guthaben aufladen auf.

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Kosten / Abrechnung

Wo kann ich mein Guthaben aufladen?

Ihr Guthaben können Sie nach Anmeldung im Menü unter > Mein Konto > Buchhaltung > Guthaben aufladen aufladen. Die Aufladung kann über PayPal, Sofortüberweisung, Kreditkarte oder Banküberweisung erfolgen. Unsere nationalen Geschäftskunden, Vereine, Gewerbetreibende und Freiberufler können ihr Konto auch über SEPA-Lastschrifteinzug aufladen oder in Kombination mit dem SEPA-Lastschriftmandate auf Rechnung zahlen.

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Bekomme ich eine Rechnung?

Sie erhalten Ihre Rechnung in digitaler Form unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Buchhaltung > Rechnungen. Dies geschieht zum 1. jeden Monats für den Vormonat. Über die Kontoeinstellungen können Sie auch den Versand der Rechnung per E-Mail an die im Konto hinterlegte E-Mailadresse einstellen und erhalten diese dann sobald diese verfügbar sind. 

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Kann ich mir das eingezahlte Guthaben auszahlen lassen?

Um sich Ihr Guthaben auszahlen zu lassen, klicken Sie unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Buchhaltung > Guthaben auszahlen. Bitte beachten Sie, dass wir Guthaben, das über Gutscheine aufgeladen wurde, nicht auszahlen können.

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Wie funktioniert die Kontoaufladung mit dem SEPA-Lastschrifteinzug?

Laden Sie sich als nationaler Geschäftskunde, Verein, kommunaler Auftraggeber oder als Freiberufler unter dem Menüpunkt Mein Konto > Buchhaltung > Guthaben aufladen > SEPA-Lastschrift (oder unter dem Punkt Vorlagen) das Formular zur Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats herunter und senden uns dieses ausgefüllt per Mail an support@letterxpress.de oder per Fax an 04171-65599. Nach Prüfung erhalten Sie eine Freigabe per Mail und können dann sofort die Aufladung Ihres Kontos vornehmen und mit dem Versand Ihrer Geschäftspost beginnen. Kunden mit Sitz im Ausland können den Lastschrifteinzug leider nicht nutzen.

Sie können auch gerne unsere automatische Aufladefunktion nutzen. Setzen Sie dafür einfach ein Häckchen im Bereich Konto > Buchhaltung > Guthaben aufladen > SEPA-Lastschrift > Automatische SEPA-Aufladung und wir laden Ihr Konto mit dem von Ihnen angegebenen Wunschbetrag (10,00 - 5.000,00 Euro) auf, sobald Ihr Konto das von Ihnen definierte Mindestguthaben (mindestens 20,00 Euro) erreicht hat.

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Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Nein. Sie können LetterXpress nutzen, wann immer Sie uns benötigen.

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Wo kann ich meinen Gutscheincode eingeben?

Sie können Ihren Gutscheincode unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Buchhaltung > Guthaben aufladen > Gutschein eingeben und dann über "Gutschein einlösen" freigeben.

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Sonstiges

Bis wann muss ich einen Brief an LetterXpress übertragen, damit ein taggleicher Versand stattfindet?

Wenn der Brief werktags (Mo-Fr) bis 16 Uhr übertragen wird, nicht storniert und kein zeitversetzter Versand eingestellt wurde, erfolgt die Produktion und Übergabe an die Deutsche Post AG noch am selben Tag. 

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Adresse im Brieffenster nicht erkannt

Ein Leistungsversprechen von LetterXpress ist es, dass wir jeden Brief drucken, kuvertieren und versenden, den Sie als Kunde bisher auch in einem Fensterumschlag versendet haben. Wichtig ist hier, dass die vollständige Adresse im Fenster sichtbar ist. Wenn Sie sich an unsere Positionsvorgaben halten, dann liest LetterXpress die Adresse aus und zeigt diese unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Auftragsübersicht bei den Sendungsdetails an. 

Wenn die Adresse nicht dort angezeigt wird, bedeutet dies nicht, dass wir den Brief nicht versenden, sondern dass die Adressposition zum Auslesen nicht optimal war. Durch Öffnen der Vorschau PDF können Sie überprüfen, ob die Empfängeranschrift in dem roten Vorschaurahmen liegt. Solange dies der Fall ist, kann der Brief versandt und zugestellt werden.

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Handhabung von Dokumenten mit Bildern

Die Dateigröße Ihrer Dokumente wird von der Anzahl, der Größe und der Auflösung der eingebetteten Bilder beeinflusst. Beim Einscannen bzw. Einfügen von Bildern ist in der Regel eine Auflösung von 200 dpi ausreichend, um ein gutes Druckbild bei LetterXpress zu erreichen. Bei Bildern, die in einer höheren Auflösung (z.B. 600 dpi) gescannt oder eingefügt werden, ist eine Qualitätsverbesserung auf den gedruckten Dokumenten nicht sichtbar. Die Folge ist aber, dass sich die Datei wesentlich vergrößert, was dann wiederum eine längere Übertragungszeit zu LetterXpress nach sich zieht. 

Bei den gängigen Programmen (z. B. Microsoft Word) gilt, selbst wenn nur ein Ausschnitt aus einem gescannten Bild eingefügt werden soll, dass die die Dateigröße aufbläht, da das Bild nicht wirklich ausgeschnitten wird, sondern immer noch komplett eingebettet ist, nur nicht sichtbar. Hier kann man mit Bildbearbeitungsprogrammen die Bildausschnitte real verkleinern. 

Wollen Sie Logos einfügen, so sind im Allgemeinen so genannte Vektorgrafiken (*.wmf, *.eps usw.) den Bitmapformaten (*.tif, *.jpg usw.) vorzuziehen. Die Druckergebnisse sind in jedem Fall besser und die Dateigrößen sind um ein Vielfaches geringer. Ihre Werbeagentur oder Ihr Grafiker können Ihnen in der Regel diese Formate zur Verfügung stellen. Gleichzeitig reduzieren Sie mit der hier vorgestellten Verfahrensweise das Datenvolumen auf Ihren Festplatten und die Bearbeitung der Dokumente ist deutlich schneller.

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Wie ist die Farbqualität meiner Briefe?

Der Druck erfolgt im hochwertigen Inkjetverfahren mit den Grundfarben Cyan, Magenta, Yellow und Black (CMYK). Von daher empfehlen wir Ihnen, Ihre Druckdatei in diesem Farbmodus anzulegen.

Da jeder Drucker unterschiedliche Farbtöne wiedergibt, muss berücksichtigt werden, dass die gedruckten Farben auf unseren Druckern anders aussehen werden, als Ihre eigenen Ausdrucke. Das Gleiche gilt auch für die Farben, die am Bildschirm (Monitor) angezeigt werden. Ein Monitor zeigt RGB-Farben an, die auch als Lichtfarben bezeichnet werden und nicht im Druck wiederzugeben sind.

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Kann einem Brief auch ein Foto hinzugefügt werden?

Bei LXP GO und LXP BRIEF SCHREIBEN ist es möglich als Anhang auch ein oder mehrere Fotos mitzusenden. Diese
können aus einer Datei stammen, mobil direkt aufgenommen oder aus der Mediathek hinzugefügt werden.
Bitte beachten Sie, dass es sich nicht um einen Fotodruck handelt. Wir nutzen auch für den Druck von Bildern unser weißes 80 g Papier. Eine gute Qualität ist natürlich trotzdem zu erwarten. Ein Bild wird entsprechend der Bildgröße mittig auf der DIN A4 Seite platziert. Bitte überprüfen Sie das Bild in der Postbox, um zu sehen, wie groß das Bild dargestellt wird.

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Wie nutze ich das LXP Kundenbackend?

Eine gute Übersicht der einzelnen Funktionen erhalten Sie in unserem Video LetterXpress Backend.

    

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Ich habe spezielle Anforderungen bzw. ein hohes Volumen zu versenden. Kann LetterXpress hier helfen?

Alles ist möglich! Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen anbieten.

Kontaktieren Sie uns einfach, wir finden für jede Anfrage eine Lösung – versprochen!

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Kann man eine andere Papierqualität oder andere Papierfarben bei LetterXpress nutzen?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Kann ich meine Sendungen archivieren?

Neukunden können die Archivdaten unter > Mein Konto > Add-ons > Archivdaten kostenfrei aktivieren.

Unter > Mein Konto > Archivdaten haben Sie die Möglichkeit Ihre Sendungen zu dann archivieren. Sie können einzelne, ausgewählte Sendungen oder alle Sendungen archivieren, indem Sie diese als ZIP-Datei herunterladen. Bei Wahl der automatischen Archivierung steht Ihnen am Anfang des Monats eine ZIP-Datei mit allen Sendungen des Vormonats zur Archivierung als Download zur Verfügung.
Archivdaten können nur von Sendungen exportiert werden, die den Status "abgeschlossen" haben.
Am 1. jedes Monats werden alle abgeschlossenen Sendungen des abgelaufenen Monats in eine ZIP-Datei gepackt und auf unserem Server gespeichert. Sie haben dann bis zum nächsten Monatsanfang Zeit, die Datei herunterzuladen. Danach wird die Datei automatisch gelöscht.
Bitte beachten Sie, dass Ihnen Sendungen bei der manuellen Archivierung nur für die letzten 60 Tage zur Verfügung stehen.

Bei aktivierter Benutzerverwaltung steht die automatische Archivierung nur der Benutzerrolle "Superadmin" zur Verfügung. Weitere Benutzerrollen können die manuelle Archivierung nutzen.

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Kann ich meinen Briefen Rückantworthüllen beifügen lassen?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Kann man individuelle Beilagen bei LetterXpress anliefern lassen?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Ist eine Nutzung von PremiumAdress der Deutschen Post möglich?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Ist eine manuelle Kuvertierung/Fulfillment bei LetterXpress darstellbar?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Ist es möglich bedruckte Hüllen zu nutzen?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Kann ich bei LetterXpress auch Sendungen als Dialogpost aufgeben?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Kann man auch PCL, XML oder Word/Excel Druckdaten liefern?

Nein, dies ist bei LetterXpress leider nicht möglich.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Übertragung

Wie kann ich LXP SFTP nutzen?

Hier finden Sie eine ausführliche Dokumentation zu unseren LXP SFTP, LXP SFTP FILECODE und LXP SFTP WHITECODE.

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Übertragung von Serienbriefen

LetterXpress bietet verschiedene Möglichkeiten an, fertige Serienbriefe oder einen Sammeldruck zu versenden. Bitte beachten Sie hier folgendes:

• Der Serienbrief muss als fertiger Brief übertragen werden.
• Die Funktionen, wie ein Serienbrief als einzelne Briefe versendet werden, kann finden Sie unter Informationen/Serienbrief-versenden.
• Mit LetterXpress kann kein Serienbrief erstellt werden (z.B. das Verbinden von einer Adressliste mit einer Textdatei).
• Hinweise wie ein Serienbrief unter Microsoft Word erstellt wird finden Sie unter News/Serienbriefe-erstellen.

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Briefformat

Um den Service von LetterXpress nutzen zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass alle Seiten einer Sendung das Papierformat DIN A4 hoch haben (297 x 210 mm). Bitte stellen Sie dieses Format in Ihrer Software, mit der Sie Ihren Brief erstellen, vorher ein. In der Regel finden Sie dies in der bevorzugten Software unter Papierformat. 

Blätter, die das DIN A4 Format unter- oder überschreiten, werden von LXP TREIBER und LXP GO nicht angenommen. Dies gilt auch für eine bereits erstellte PDF-Datei. Auch hier muss das Papierformat DIN A4 sein.

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Kann ich nationale und internationale Sendungen in einem Serienbrief zusammen übertragen?

Bei Nutzung von LXP TREIBER und LXP GO können Sie nationale und internationale Briefe in einem Serienbrief zusammen übertragen. Der LXP TREIBER sortiert die Sendungen automatisch nach nationalen und internationalen Sendungen. Bei LXP GO wählen Sie bitte bei den Einstellungen den Punkt „automatische Erkennung (national/international)“ aus. Bitte beachten Sie, dass Ihre Sendungen für die automatische Erkennung über eine auslesbare Empfängeradresse verfügen müssen. 

Ebenso ist die richtige Kennzeichnung als internationale Sendung wichtig. Schreiben Sie dafür die Länderkennung ausgeschrieben in Deutsch, Englisch oder Französisch in die letzte Adresszeile unter die Zeile der Ortsangabe. Bei einer nationalen Anschrift sollte auf eine Länderkennung verzichtet werden. LetterXpress prüft nicht die Richtigkeit der Anschrift. Wir empfehlen die Überprüfung der automatischen Erkennung, da nicht korrekt adressierte Sendungen als international übertragen werden.

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Lässt sich mein schreibgeschütztes PDF verarbeiten?

Nein, es können nur Dateien ohne Schreibschutz verarbeitet werden.

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Wie kann ich meine Briefe online mit LXP GO übertragen?

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Übertragungsgeschwindigkeit

Die Übertragungsgeschwindigkeit Ihrer Briefe an LetterXpress ist abhängig von der Dateigröße Ihrer Dokumente und Ihrer Upload-Geschwindigkeit Ihrer Internetanbindung. Durch eine geringe Upload-Geschwindigkeit wird die Übertragungszeit Ihrer Dokumente verlängert.

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Können mit Passwort gesicherten PDF-Dokumente übertragen werden?

Versuchen Sie niemals PDF-Dokumente mit Passwortschutz über LetterXpress zu übertragen. Dies führt dazu, dass wir ein defektes PDF-Dokument erhalten, das nicht produziert werden kann. Stellen Sie also sicher, dass Sie vor der Übertragung immer den Passwortschutz aufheben.

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Wie kann ich Sendungen mit LXP GO zusammenführen?

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Verarbeitung

Wann ist mein nationaler Brief beim Empfänger?

Wenn der Brief werktags (Mo-Fr) bis 16 Uhr übertragen wird, nicht storniert oder kein zeitversetzter Versand eingestellt wurde, erfolgt die Produktion und Übergabe an die Deutsche Post AG noch am selben Tag. In der Regel erfolgt dann die Zustellung der Sendung am darauffolgenden Tag (Mo-Sa). Die Zustellung der Briefe erfolgt ausschließlich mit der Deutschen Post AG und nach deren Qualitätszielen. Wir haben auf den weiteren Sendungsverlauf keinen Einfluss und können keine Auskunft zum Zeitpunkt der Zustellung oder Verbleib der Sendung geben.

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Werden meine Briefe gelesen?

Nein. Ihre Briefe durchlaufen einen gesicherten Prozess und unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.

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Kann ich einen Auftrag löschen?

Eine Löschung eines Auftrages kann auf LetterXpress unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Auftragsübersicht erfolgen.

Die Löschung von Sendungen ist bis zu 15 Minuten nach Übertragung möglich. Ab 15:45 Uhr verringert sich die Spanne auf die verbleibende Zeit bis 16:00 Uhr. 

Bei Übertragung der Sendungen werktags (Montag – Freitag) bis 16:00 Uhr erfolgt die Übergabe an die Deutsche Post AG zur Zustellung taggleich. An Feiertagen und am Wochenende erfolgt die Übergabe am darauffolgenden Werktag (Montag - Freitag).

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Kann ich Sendungen zur Portooptimierung auch in einer Kuvertierhülle versenden lassen?

Bei Nutzung von LXP TREIBER und LXP GO können Sie Briefe manuell oder automatisch zusammenführen, damit diese in einer Kuvertierhülle an einen Empfänger geschickt werden. 

Bei der manuellen Zusammenführung wählen Sie die Briefe aus, die zusammen versendet werden sollen und bestimmen die Reihenfolge. 

Bei der automatischen Sendungszusammenführung („Alle zusammenführen“) werden alle Sendungen mit derselben Empfängeradresse automatisch zusammengeführt und in einer Kuvertierhülle versandt.

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Mit welchem Briefzustelldienst werden meine Briefe versendet?

Für den Inlandsversand werden Ihre Briefe mit der Deutschen Post AG versendet. Internationale Sendungen werden der DP AG übergeben, die die Briefe an die internationale Post weiterleitet.

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Ist ein randloser Druck möglich?

Ein randloser Druck ist bei LetterXpress nicht möglich. Produktionsbedingt haben wir einen nicht druckbaren Bereich von 3mm an allen Rändern.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Briefumschläge

LetterXpress versendet alle Sendungen in Fensterumschlägen. Dies bedeutet für Sie als Kunden, dass die Empfänger- und Absenderadresse im Brief stehen muss. LetterXpress kann keine Sendungen versenden, wo auf dem ersten Blatt der Sendung keine Adresse steht bzw. die Adresse auf dem Umschlag aufgedruckt werden soll. 

Unter dem Menüpunkt im Footer Informationen> Downloads / Vorlagen> Brieflayout finden Sie ein Briefbogen mit Absender und Empfänger, der genau vermaßt ist.

Es gibt keine Möglichkeit die Empfängeradresse direkt in LetterXpress einzutragen. Die Ausnahme bildet LXP BRIEF SCHREIBEN.

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Wie hinterlege ich meine Briefbogenlayout?

In den Druckeinstellungen bei LXP TREIBER links bei "Briefpapier als Hintergrund einfügen" einen Haken setzen und Ihre Datei mit der Briefbogenvorlage hochladen. Sie können auch mehrere Profile mit verschiedenen Briefpapieren anlegen und speichern.

Bei LXP GO können Sie in den Einstellungen Briefpapier für die erste Seite und bei Bedarf für die Folgeseiten als Hintergrund Ihres Schreibens einfügen.

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Nicht zustellbare Sendungen / Absenderzeile

LetterXpress versendet alle Sendungen in Fensterumschlägen. Dies bedeutet für Sie als Kunden, dass die Empfänger- und Absenderadresse im Brief stehen muss. LetterXpress kann keine Sendungen versenden, auf denen beim ersten Blatt der Sendung keine Adresse steht bzw. die Adresse auf dem Umschlag aufgedruckt werden soll. Im Footer finden Sie unter dem Menüpunkt Informationen> Downloads / Vorlagen> Brieflayout ein Briefbogen mit Absender und Empfänger, der genau vermaßt ist. 

Es gibt keine Möglichkeit die Empfängeradresse direkt in Letterxpress einzutragen.

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Wie wird meine Sendung freigemacht?

Die Sendung wird über eine Frankiermaschine frankiert und erhält ein neutrales Frankierklischee. Für den Empfänger ist nicht erkennbar, wo oder durch wen Ihr Brief bearbeitet wurde.

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Welches Material kommt zum Einsatz?

LetterXpress ist der erste und bislang einzige Anbieter für den hybriden Briefversand, der ausschließlich Papier einsetzt, welches aus 100% Altpapier hergestellt wird. Das Papier für den Brief oder die Versandhülle trägt das anerkannte Umweltzeichen BLAUER ENGEL. Handeln Sie umweltbewusst und versenden Sie Ihre Briefe zukünftig nur noch mit LetterXpress. Weitere Informationen auf unserer Nachhaltigkeitsseite.

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Erforderlicher Adressaufbau

Damit Ihr Brief schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommt, sollten folgende Hinweise* beachtet werden:

•  Empfänger- und Absenderadresse müssen bereits im Brief positioniert sein.
•  Folgende Bemaßungen sind für die Adressdaten zu beachten (als Download unter Downloads/Vorlagen   abrufbar):

1. Breite 85 mm
2. Höhe 45 mm
3. Abstand zum oberen Seitenrand 45mm
4. Abstand zum linken Seitenrand 20 mm

• Die Empfängeradresse sollte aus mind. 2 Zeilen und maximal aus 6 Zeilen bestehen, sowie linksbündig sein.
• Leerzeilen in der Empfängeradresse sind nicht zulässig.
• Verwenden Sie maschinenlesbare Schriften wie Arial, Times oder Helvetia in einer Größe von 10 bis 12pt in regular.
• Vermeiden Sie Unterstreichungen, Schattierungen, Umrandungen oder negativ gestellte Schriften.
• Bei nationalen Sendungen muss die letzte Zeile mit einer 5-stellige Postleitzahl beginnen und anschließend der Ort ohne Länderkennung wie D oder DE. 
• Bei internationalen Sendungen endet die letzte Zeile mit der Länderbezeichnung in Großbuchstaben und in den Sprachen Deutsch, Englisch oder Französisch. Nutzen Sie keine Länderkennung oder ISO-Kennung.

Wenn Sie die Hinweise beachten, kann eine reibungslose Zustellung durch die Deutsche Post AG erfolgen.

* gilt bei allen Übertragungswegen bis auf LXP BRIEF SCHREIBEN

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Wofür wird ein Datamatrix-Code benötigt?

Um mehrteilig personalisierte Sendungen sicher zu kuvertieren, benötigt jedes Dokument ein eindeutig für die maschinelle Kuvertiermaschine lesbares Steuer- u. Vergleichsmerkmal (Sendungs-Identifikationsnummer). 

LetterXpress verwendet hierfür den Datamatrix (D2) Code der in s/w gedruckt wird. Gerade einmal 11x11 mm groß beinhaltet der D2 Code alle für die Kamerasysteme erforderlichen Informationen. Nach der Umwandlung der Datenströme erhält jedes Blatt einer Sendung vorderseitig diesen D2 Code mit einer eigenen Sendungs-Identifikationsnummer, die einer späteren Vollständigkeitskontrolle dient. Der D2 Code steuert die Kuvertiersequenzen, überprüft Zusammengehörigkeit sowie die Abfolge der Dokumente. 

So wird sichergestellt, dass nur das im Umschlag landet, was auch zusammengehört und dies 100%ig vollautomatisch. Die Informationen, die im Datamatrix-Code (Sendungs-Identifikationsnummer) hinterlegt sind, beinhalten keine personenbezogenen Daten und können absolut keinen Rückschluss auf den Absender oder Empfänger zulassen.

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SEPA-Überweisungsträger bei LXP GO

Sie können jetzt mit einem Klick Ihrer Sendung einen SEPA-Überweisungsträger zufügen!

Bei der Nutzung des SEPA-Überweisungsträgers unterscheiden wir in zwei Varianten:

1. Variante "Eingabe der SEPA-Zahlungsdaten"

Nutzung bei LXP GO der Eingabefelder u.a. für Angaben des Zahlungsempfängers, der IBAN und BIC.

 

 

Bei dieser Variante stellen Sie eine Sendung oder einen Serienbrief bei LXP GO ein, bei der als letztes Blatt ein SEPA-Überweisungsträger eingefügt werden soll. Wählen Sie dann das Auswahlfeld "SEPA-Überweisungsträger verwenden" aus. Sie müssen in der Eingabemaske mindestens einen Wert ausfüllen (Angaben zum Zahlungsempfänger, IBAN oder BIC usw.). Fügen Sie dann die Sendung zur Postbox hinzu. Automatisiert wird der Sendung als letztes Blatt der SEPA-Überweisungsträger beigefügt.

Die Sendung wird dann in der Postbox angezeigt und Sie können mit einem Klick auf den Dokumentennamen die fertige Sendung mit dem SEPA-Überweisungsträger in einem neuen Browserfenster überprüfen. Anschließend können Sie auf dem gewohnten Weg die Sendung an LetterXpress zum Druck und Versand übertragen.

Wenn Sie regelmäßig SEPA-Überweisungsträger verwenden möchten, können Sie in Ihrem Kundenkonto nach Log-In unter > Mein Konto > Konto bearbeiten > Einstellungen die wiederkehrenden Werte für den SEPA-Überweisungsträger hinterlegen.

 

 

In dem Feld können Sie die Daten: "Angaben zum Zahlungsempfänger", "IBAN" und "BIC" hinterlegen und mit "Änderung speichern" dauerhaft verfügbar machen. Wenn Sie anschließend LXP GO öffnen (hierfür müssen Sie dann angemeldet sein), eine Sendung hinzufügen und SEPA-Überweisungsträger auswählen, sind die Felder bereits ausgefüllt und je nach Wunsch können Sie die anderen Werte (Betrag, Verwendungszweck) vervollständigen.

 

 

2. Variante "Eindruck der SEPA-Zahlungsdaten"

Sie haben bereits auf der Vorderseite des letzten Blatts der Sendung die Angaben für den SEPA-Überweisungsträger hinterlegt.

 

 

Bei dieser Variante haben Sie bereits die gewünschten Zahlungsinformationen für den SEPA-Überweisungsträger auf der Vorderseite des jeweils letzten Blatts der Sendung eingefügt/eingedruckt. Diese Sendungen stellen Sie bei LXP GO ein. Wählen Sie dann das Auswahlfeld "SEPA-Überweisungsträger verwenden" und im Drop-Down Menü "Die voreingetragenen Zahlungsdaten auf dem letzten Blatt eindrucken" aus.

 

 

Bitte beachten Sie, dass Sendungen bei dieser Variante im doppelseitigen Druck mindestens 3 Seiten beinhalten müssen. So wird sichergestellt, dass der SEPA-Überweisungsträger auf der Vorderseite des letzten Blatts und nicht auf einer Blattrückseite eingedruckt wird. In Folge dessen müssen sich die voreingetragenen Zahlungsdaten immer auf einer ungeraden Seitenzahl (> 1) befinden.
 
Fügen Sie dann die Sendung zur Postbox hinzu und der SEPA-Überweisungsträger wird automatisiert hinter Ihre voreingetragenen Daten gelegt.

 

 

Die Sendung wird dann in der Postbox angezeigt und Sie können mit einem Klick auf den Dokumentennamen die fertige Sendung überprüfen. Anschließend können Sie auf dem gewohnten Weg die Sendung zum Druck und Versand an LetterXpress übertragen.

Eine entsprechende Vorlage, an welchen Positionen Sie welche Zahlungsinformationen interlegen sollten, finden Sie in unserem Download-Bereich.

Wenn Sie Fragen zur Verwendung des SEPA-Überweisungsträger haben, wenden Sie sich gerne an unser LetterXpress Support-Team.

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Sendungen in C4 versenden

Sie möchten einen Brief mit weniger als 9 Blatt ohne Falzung versenden? Das können Sie bei allen Übertragungswegen auswählen. Der Brief wird dann in einer C4-Sendung versendet und die Blätter werden ungefalzt in die Hülle eingelegt.

Bei Sendungen mit mehr als 9 Blatt wird automatisch der Versand mit einem C4-Briefumschlag ausgewählt.

Dies bietet LetterXpress ab sofort bei allen Übertragungswegen als Zusatzservice an! Die Einstellung ist nutzbar für nationale und internationale Sendungen sowie für Einzel- oder Serienbriefe. Bei Übertragung von Serienbriefen mit LXP TREIBER können auch nur einzelne Sendungen als C4-Sendung versendet werden. Selbstverständlich wird diese Versandart auch in der Rechnung ausgewiesen und ist somit auch jederzeit nachvollziehbar.

 

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Wie lange werden meine übertragenen Briefe aufbewahrt?

Ihre versendeten Briefe werden nach 60 Tagen automatisch unwiderruflich nach den Datenschutzbestimmungen von unseren Systemen gelöscht.

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Kann ich mein eigenes Briefbogenlayout bei LetterXpress hinterlegen?

Sie können im LXP TREIBER oder bei LXP GO Ihre Briefvorlage (Briefpapier) für die erste Seite und auch für Folgeseiten als Hintergrund einfügen.

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Hinweise zur Nutzung von PDF-Dateien

Bei der Nutzung von erstellten PDF-Dateien sind folgende Hinweise zu beachten:

• Das Format der PDF-Datei muss im Hochformat DIN A4 sein (297 x 210mm), andere Formate oder Ausrichtungen sind nicht möglich.
• Schriften und Bilder müssen in der PDF-Datei eingebunden sein.
• Die PDF-Dateien dürfen keinen Schreibschutz haben oder verschlüsselt bzw. mit einem Passwort versehen sein.
• PDF-Dateien mit Formularfeldern sind zu vermeiden, diese Dateien können im Druck fehlerhaft ausgegeben werden.
• PDF-Dateien, die mit dem aktuellen Adobe Acrobat Writer oder mit dem kostenlosen PDF24 Creator erstellt werden, harmonieren am besten mit LetterXpress.

Diese Hinweise gelten für die Nutzung von LXP GO, LXP SFTP, LXP API. Ebenfalls beim LXP TREIBER, wenn ein fertiges PDF per Drag & Drop genutzt wird.

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Was ist der Unterschied zwischen einem ein- und beidseitigen Druck?

1 Blatt hat 2 Seiten. Wird nur die Vorderseite bedruckt, so ist die Rede von einem einseitigen Druck (simplex). Werden beide Seiten bedruckt so ist es ein beidseitiger Druck (duplex).

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Sendungen als Paket versenden

Sie möchten einen Brief mit einer Blattanzahl ab 191 bis 6000 versenden? Dies ist bei allen Übertragungswegen möglich.

Die Sendungen werden manuell in einer stabilen Buchverpackung aus braunem Karton verpackt. Die Blätter werden dabei nicht gefaltet, sondern plano in A4 verpackt. Anschließend wird über eine DHL Anwendung die Empfänger- und Absenderadresse vom ersten Blatt der Sendung manuell übertragen und ein DHL-Label erstellt. Das Versandlabel wird auf das Paket aufgebracht und anschließend wird die Sendung taggleich an DHL für den Versand übergeben. Die Zustellung erfolgt dann in 1 bis 2 Tagen, Ausnahmefälle (z.B. Zustellung auf Inseln) können auch längere Zeit in Anspruch nehmen. Die Sendungsnummer von DHL können Sie dann je Sendung nach Log-In bei LetterXpress im Bereich Auftragsübersicht einsehen und somit die Sendung nachverfolgen.

Paket-Sendungen können aktuell nur national zugestellt werden.

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Was passiert mit meinen übertragenen Briefen, wenn ich kein ausreichendes Guthaben habe?

Bei Übertragung von Briefen ohne ausreichendes Guthaben werden Ihre Sendungen so lange zurückgehalten, bis Sie Ihr Guthaben aufgeladen haben. Sollten Sie über ein Restguthaben verfügen, wird ein Teil Ihrer Sendung verschickt. Der andere Teil Ihrer Sendung wird so lange zurückgehalten, bis Sie Ihr Guthaben aufgeladen haben.

Die Aufladung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Ab dem 31. Tag werden die Sendungen automatisch unwiderruflich nach den Datenschutzbestimmungen der gelöscht.

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Für welche Einsatzfelder eignet sich LetterXpress?

Zum Versenden von Briefen, Rechnungen, Mahnungen, Einladungen, Auftragsbestätigung, Mailings (Serienbriefe) und vieles mehr. Besonders auch für Sendungen von Geschäftskunden, die großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen.

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Kann ich meine Geschäftsbedingungen hinterlegen?

Sie können Ihre Geschäftsbedingungen als PDF-Anhang an Ihr Dokument anhängen oder als Rückseite einfügen.

Dafür muss bei LXP TREIBER der Haken bei Geschäftsbindungen links in den Druckeinstellungen gesetzt werden und die Datei mit Ihren Geschäftsbedingungen hochgeladen werden. Sollen die Geschäftsbedingungen auf allen Rückseiten gedruckt werden, dann den Haken „auf allen Seiten anwenden“ setzen.

Bei LXP GO nutzen Sie die Upload-Funktion für Geschäftsbedingungen in den "Einstellungen". Sollen die AGB hinter jeder Seite im Brief eingefügt werden, setzen Sie einen Haken bei "Geschäftsbedingungen hinter allen Seiten einfügen".

Die Geschäftsbedingungen müssen als PDF im A4-Hochformat (29,7 x 21,0 cm) angelegt sein und aus einer Seite bestehen. Sie können wahlweise hinter der 1. Seite oder hinter allen Seiten eines Briefes eingefügt werden. Der Druck erfolgt automatisch doppelseitig. Die Wahl eines einseitigen Drucks ist ausgeschlossen. Werden die Geschäftsbedingungen nur hinter der ersten Seite eingefügt, werden hinter allen Folgeseiten Leerseiten eingefügt. Bei einem Serienbrief werden die Geschäftsbedingungen jedem einzelnen Brief nach getroffener Regel hinzugefügt.

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Sendungen als Maxibrief versenden

Sie möchten einen Brief mit einer Blattanzahl ab 91 bis 190 versenden? Dies ist bei allen Übertragungswegen möglich.

Der Maxibrief wird in einer C4-Faltentasche mit Fenster manuell kuvertiert und mittels eines Vier-Augen-Prinzips überprüft. Die Frankierung erfolgt mittels eines neutralen Frankierstreifens. Die Zustellung der Sendung erfolgt gemäß den Zustellversprechen der Deutsche Post AG am darauffolgenden Tag (Mo. bis Sa.).

Maxibrief Sendungen können national und international zugestellt werden.

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Benutzerverwaltung

Was ist die Benutzerverwaltung?

Die Benutzerverwaltung bieten wir als Add-on für unsere Kunden an. Sie können diese mit einem Klick unter > Mein Konto > Add-ons > Benutzerverwaltung aktivieren und jederzeit auch wieder entfernen.

Die Benutzerverwaltung ermöglicht das Anlegen von mehreren Benutzern und Gruppen (z.B. Abteilungen, Kostenstellen) für ein Kundenkonto. Ein Freigabeprozess im 4-Augen-Prinzip ist implementiert. Bei Buchung dieses Add-ons erhöht sich der Netto-Sendungspreis gegenüber den Standardpreisen um 0,01 €.

Die Benutzerverwaltung bietet Ihnen

• Die uneingeschränkte und gewohnte Nutzung von LetterXpress
• Das Anlegen von Benutzern mit unterschiedlichen Rollen
• Die Anlage von Gruppen als z. B. Abteilungen, Kostenstellen, Filialen
• Eine Vier-Augen-Prüfung durch Freigabe-Prozesse

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Welche Benutzerrollen gibt es?

Jeder Benutzer kann LetterXpress uneingeschränkt gemäß seiner Benutzerrechte nutzen. Alle Übertragungswege und deren Funktionen und Einstellungen stehen weiterhin zur Verfügung.

Es gibt bei der Benutzerverwaltung vier Benutzerrollen:

1) Der Superadmin

• erstellt das Kundenkonto/aktiviert die Benutzerverwaltung und hat folgende Rechte:
• Verwaltung des Kundenkontos
• Versand von Briefen über alle Übertragungswege 
• Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind
• Versand von Briefen für alle Gruppen, wenn Gruppen angelegt sind
• Anlage und Verwaltung aller Benutzer 
• Anlage und Verwaltung aller Gruppen 
• ist immer auch Freigeber (wenn es einen „zu Prüfenden“ gibt)
• Löschung des Kontos

2) Der Manager (Administratorrechte) hat folgende Rechte:

• Verwaltung des Kundenkontos verwalten (inkl. Buchhaltung)
• Versand von Briefen über alle Übertragungswege
• Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind
• Versand von Briefe für alle Gruppen versenden, wenn Gruppen angelegt sind
• Anlage und Verwaltung alle Benutzer
• Anlage und Verwaltung aller Gruppen 
• ist immer auch Freigeber (wenn es einen „zu Prüfenden“ gibt)

3) Der Gruppenmanager hat folgende Rechte:

• Versand von Briefen über alle Übertragungswege 
• Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind
• Versand von Briefen für seine Gruppen, wenn Gruppen angelegt sind
• Anlage und Verwaltung von Benutzern für seine Gruppe(n) (Rollen „Gruppenmanager“ und „Anwender“)
• kann „Freigeber“ oder „zu Prüfender“ sein

4) Der Anwender hat folgende Rechte:

• Versand von Briefen über alle Übertragungswege 
• Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind
• Versand von Briefen für seine Gruppen, wenn Gruppen angelegt sind
• kann „Freigeber“ oder „zu Prüfender“ sein

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Wie lege ich Benutzer an?

Sie können für Ihr Kundenkonto unter > Mein Konto > Benutzer verwalten Benutzer anlegen. Die Anlage von Benutzern ist unabhängig von der Anlage von Gruppen. Wenn Sie also Benutzer für Ihr Konto ohne Gruppen einrichten, können sie für Ihr Kundenkonto je nach vergebener Rolle agieren.

• Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuordnen, können diese gemäß Ihrer Benutzerrolle innerhalb Ihrer Gruppe(n) agieren.
• Ein Benutzer kann keiner, einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Sobald mind. eine Gruppe erstellt ist, müssen Benutzer Gruppen zugeordnet werden (Gruppen-Modus).

Pflichtfelder:

• Vor- und Nachname
• E-Mailadresse (= Benutzername)

Optional:

• Personalnummer
• Funktion
• Notiz
• Rolle
• Freigabe: zu Prüfender oder Freigeber
• Gruppe

• Nach der Anlage eines Benutzers muss die Einladungsmail aktiv versendet werden.
• Der Benutzer kann sich dann über den Bestätigungslink und die Vergabe eines Passworts im Kundenkonto anmelden. Im Anschluss kann der Benutzer sofort LetterXpress gemäß seiner hinterlegten Rolle nutzen.
• Benutzerrollen können durch die Rolle „Superadmin“ und „Manager“ geändert werden (inkl. Freigabe). Mit der Rolle Gruppenmanager können die Rollen "Gruppenmanager" und "Anwender" in ihren Gruppen ändern (inkl. Freigabe).
• Benutzer können je nach Rolle gesperrt oder gelöscht werden. Gesperrte oder gelöschte Benutzer haben keinen Zugriff mehr auf das Konto und können sich nicht mehr anmelden.
• Benutzer können nach Suchworten, Gruppen, Rollen und Status gefiltert werden.

Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen. Dokumentation zur Benutzerverwaltung unter > Downloads/Vorlagen.

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Wie lege ich Gruppen an?

Unter > Mein Konto > Gruppen verwalten können Sie Gruppen für Ihr Kundenkonto mit oder ohne Benutzer anlegen. Wenn Sie also Ihr Konto mit z.B. verschiedene Kostenstellen in Eigenregie verwalten möchten, legen Sie dafür einfach die entsprechenden Gruppen an. 

• Über die verschiedenen Übertragungswege kann ausgewählt werden, für welche Gruppe die Briefe versendet werden sollen. 
• Gruppen können angelegt und benannt werden.

Pflichtfeld:

• Name der Gruppe

Optional:

• Beschreibung
• Kostenträger
• Kostenstelle
• Anschrift

Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen. Dokumentation zur Benutzerverwaltung unter > Downloads/Vorlagen.

• Gruppen können bei Bedarf auch gesperrt oder gelöscht werden.
• Benutzer von gesperrten oder gelöschten Gruppen können sich im Kundenkonto nicht mehr anmelden, es sein denn sie gehören noch einer oder mehreren anderen Gruppen an.
• Nach Aufhebung der Sperrung ist die Gruppe inkl. der zugeordneten Benutzer wieder aktiv.
• Gelöschte Gruppen können nicht wieder aktiviert werden.

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Wie funktioniert der Freigabe-Prozess?

Es gibt im Freigabe-Prozess „Freigeber“ und „zu Prüfende“. 

Das Zusatzmerkmal kann bei Anlage eines Benutzers oder auch zu jedem späteren Zeitpunkt unter „Benutzer bearbeiten“ eingestellt werden. 

Benutzer mit dem Zusatzmerkmal „zu Prüfende“ können Briefe für den Versand einstellen, diese werden jedoch erst verarbeitet, wenn sie freigegeben wurden.

Ein „Freigeber“ kann Briefe freigeben, ablehnen oder löschen. Die Freigabe erfolgt unter > Mein Konto > Freigabe von Aufträgen oder in der Auftragsübersicht. In einem optionalen Feld kann die Ablehnung kommentiert werden.

Der Freigeber erhält auch auf seinem Dashboard einen Hinweis über freizugebende Aufträge, sowie eine Benachrichtigung per Mail täglich um 12:00 und 15:00 Uhr, bis die Freigabe oder die Ablehnung erfolgt ist.

Der „zu Prüfende“ sieht die Aufträge entweder auf seinem Dashboard oder in der Auftragsübersicht.

Ebenfalls erhält der „zu Prüfende“ um 12:00 Uhr eine E-Mailbenachrichtigung, falls Aufträge abgelehnt wurden.

Die Benutzerrollen „Superadmin“ und „Manager“ sind immer auch Freigeber, erhalten jedoch Benachrichtigungen auf dem Dashboard oder per Mail nur, wenn bei diesen Rollen auch das Zusatzmerkmal „Freigeber“ eingestellt wurde.

Die Benutzerrollen „Gruppenmanager“ und „Anwender“ können „Freigeber“ oder „zu Prüfende“ sein.

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