Bei LetterXpress verwenden wir für den Versand überwiegend nassklebende Kuvertierhüllen mit Fenster. Alle von uns verwendeten Hüllen sind in neutralem Weiß gehalten und haben bis auf die neutrale Frankierung keinen weiteren Aufdruck. Die Frankierung lässt auch keinen Rückschluss zu, wo die Sendungen aufgegeben wurden.
Papier und Hüllen sind umweltfreundlich, 100 % recycelfähig, chlorfrei gebleicht und FSC zertifiziert.
Die Kuvertierung erfolgt maschinell. Eine Ausnahme bildet da nur der Maxi- und Paketbrief (91 – 6000 Blätter).
Die "Paketbriefe" werden manuell in stabilen braunen Buchverpackungen verpackt und mit einem DHL-Label mit Absender- und Empfängeranschrift versehen. Hier erfolgt eine Vier-Augen-Prüfung bei der manuellen Kuvertierung und den extra erstellten DHL-Labeln.
| Art | Größe | Blattanzahl |
|---|---|---|
| Standardbrief | 229 x 114 mm | 1 – 3 |
| Kompaktbrief | 229 x 114 mm | 4 - 8 |
| Großbrief | 229 x 324 mm | 9 – 90 |
| Maxibrief | 229 x 324 mm (Faltentasche mit Stehboden) | 91 - 190 |
| Paketbrief | Stabile Buchverpackung (Größe nach Umfang) | 191 - 6000 |
Standardbriefe, das sind Sendungen mit max.3 Blättern, und Kompaktbriefe, Sendungen mit 4-8 Blättern, werden in Kuvertierhüllen mit den Außenmaßen von 229 x 114 mm versandt. Die Sendungen werden zweifach gefaltet (Wickelfalz) und maschinell kuvertiert. Wir verwenden dafür nassklebende Hüllen. Selbstklebende Hüllen können mit der Kuvertiermaschine nicht verarbeitet werden.
Großbriefe, das sind Sendungen mit 9 - 90 ungefalteten DIN A4-Blättern, werden in C4-Kuvertierhüllen für die maschinelle Kuvertierung mit einer Größe von 229 x 324 mm versandt. Die Öffnung der Hüllen befindet sich an der langen Seite und ist ebenfalls nassklebend.
Sendungen mit mehr als 91 und bis zu 190 DIN A4-Blättern werden als Maxibrief verschickt. Dafür benutzen wir C4-Faltentaschen mit Stehboden und Fenster in den Maßen 229 x 324 mm. Die Faltentaschen haben am unteren Ende eine Falte, die sich aufklappen lässt und so einen Stehboden öffnen, um den Mehrbedarf an Platz für die Vielzahl an Blättern bieten zu können. Die Öffnung befindet sich gegenüber des Stehbodens an der kurzen Seite.
Sendungen mit mehr als 190 und bis zu 6000 Blättern werden als Paket in stabilen braunen Buchverpackungen versandt. Der Packvorgang erfolgt manuell mit Qualitätsprüfung durch das Vier-Augenprinzip. Die Absender- und Empfängeradressen werden vom ersten Blatt der Sendung auf das DHL-Label übertragen. Die Sendungsnummer Ihres Pakets ist im Trackingbereich hinterlegt. So können Sie den Status der Sendung jederzeit über die DHL-Sendungsverfolgung nachvollziehen.
Alle maschinell zu verarbeitenden Sendungen werden auf einer Kuvertieranlage der Firma BÖWE SYSTEC GmbH kuvertiert. Diese bietet auch eine Inline-Frankierung für eine schnelle und sichere Verarbeitung Ihrer Post an. Als Backup stehen uns noch zwei Kuvertiermaschinen der Firma Müller Apparatebau zur Verfügung. Alle Maschinen sind mit einer Eingangs- und Ausgangslesung versehen. Um alle Sendungen richtig zu kuvertieren, um Doppelkuvertierungen auszuschließen und die Vollständigkeit der Sendungen sicherzustellen, erhalten die Briefe eindeutig identifizierbare Datamatrixcodes. So kommt auch nur in den Umschlag, was in den Umschlag gehört. Dies ist die Grundvoraussetzung für die Closed-Loop Verarbeitung.
Ziel der Closed-Loop-Verarbeitung bei der maschinellen Kuvertierung bei LetterXpress ist es sicherzustellen, dass alle Sendungen an den gewünschten Adressaten gehen. Dazu wird im Kuvertierprozess eine SOLL/IST-Überprüfung durchgeführt. Sendungen, die nicht oder nicht richtig kuvertiert wurden, werden erkannt, aussortiert und automatisch nachgedruckt (Reprint). So besteht immer eine hundertprozentige Sicherheit, dass alle Sendungen in vollem Umfang an die richtigen Adressaten versendet werden.