Digitale und duale Briefzustellung: Ihre digitale und physische Post in perfekter Kombination.

Digitalisieren Sie Ihren Postausgang unternehmensweit

Sie müssen häufig geschäftliche Dokumente versenden und suchen nach einer effizienten Lösung für den Versand von Briefen und E-Mails?

Bisher bedeutete dies für Sie, viele Dokumente auszudrucken, zu kuvertieren und zur Post zu bringen. Da einige Empfänger eine digitale Zustellung bevorzugen, benötigen Sie eine flexible Methode, um sowohl postalisch als auch per E-Mail Ihre Dokumente zu versenden.

Mit LetterXpress können Sie jetzt flexibel entscheiden, ob ein Dokument per Post, per E-Mail oder beides versendet werden soll. Durch den Einsatz eines White-Codes im PDF-Dokument wird automatisch erkannt, ob der Versand per E-Mail erfolgen soll.

Durch die Nutzung von LetterXpress wird der Versandprozess deutlich vereinfacht und flexibler gestaltet. Sie können Ihre Dokumente schneller und kostengünstiger an Ihre Kunden versenden, während Sie gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Zustellqualität verbessern.

So nutzen Sie LXP SMART@MAIL

Anmeldung und Einrichtung des LetterXpress-Kontos:

• Registrieren Sie sich unverbindlich und ohne weitere Kosten und Verpflichtungen bei LetterXpress.
• Mit dem Anlegen des Kundenkontos können Sie sowohl den Versand von physischen Briefen, als auch den Service des E-Mails Versands nutzen.
• Aktivieren Sie dafür LXP SMART@MAIL in Ihrem Kundenbereich.

Einstellungen für den E-Mail-Versand:

• In Ihrem Kundenbereich können Sie den E-Mail-Text für den Versand dauerhaft hinterlegen und wählen, ob Sie die Mails mit Ihrer eigenen oder der von LetterXpress zur Verfügung gestellten Domain versenden möchten.
• Zur Verfügung stehen die Betreffzeile, ein Textbereich und Ihre Signatur, um den Inhalt für den Empfänger anzukündigen (z. B. „Ihre Rechnung für den Monat Oktober“).
• Versenden Sie über die LetterXpress-Domain und nutzen Sie dabei unsere bewährte Infrastruktur – ideal für schnelle und unkomplizierte Mailings.
• Alternativ können Sie Ihre eigene Domain einbinden und die Kommunikation in Ihrem Namen führen.

Erstellung der Dokumente mit White-Code:

• Erstellen Sie wie gewohnt Ihre PDF-Dokumente (Rechnung, Mahnung, Einladung etc.).
• Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse des jeweiligen Empfängers des Dokumentes als „White-Code“ in der PDF-Datei. Dieser kann, mit Ausnahme des Adressbereichs, an einer beliebigen Stelle im Dokument platziert werden.
• Beispiel für den White-Code: :: Empfängername@gmail.com;maildirect ::
• Dieser White-Code signalisiert LetterXpress, dass das Dokument digital per E-Mail versendet werden soll. Der Zusatz „MailDirect“, „MailSecure“ oder „MailPlus“ zeigt die weiteren Optionen an.
• Selbstverständlich können Sie die Zusatzoption auch in Ihrem Kundenbereich fest hinterlegen, dann brauchen Ihre Dokumente nur eine E-Mailadresse als White-Code.

Dokumente hochladen und Versandart auswählen:

• Übertragen Sie die PDF-Datei(en) über LXP GO, LXP TREIBER, LXP SFTP oder die LXP API.
• LetterXpress erkennt automatisch anhand des White-Codes, dass dieser Brief per E-Mail gesendet werden soll.

Bezahlung:

• Die Bezahlung erfolgt über Aufladen von Guthaben per PayPal, Kreditkarte oder Sofort. Alternativ können Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat einreichen und dann per SEPA-Aufladung oder Rechnung zahlen.

Versand und Statusverfolgung:

• E-Mail-Versand: LetterXpress versendet Dokumente an die angegebenen E-Mail-Adressen.
• Postversand: Dokumente ohne White-Code werden gedruckt, kuvertiert und wie gewohnt per Post zugestellt.
• Dualer Versand: Mit LXP SMART@MAIL und den Optionen „MailDirect“, „MailSecure“ oder „MailPlus“ können Sie den ausschließlichen Versand der Dokumente per E-Mail, den zusätzlichen Versand per Brief bei Unzustellbarkeit der E-Mail oder den Versand als E-Mail und Brief auswählen.
• Statusverfolgung: Den Status Ihrer E-Mail oder Briefes können Sie jederzeit in Ihrem Kundenbereich in der Auftragsübersicht verfolgen. Von unzustellbaren E-Mails erhalten Sie eine Fehlermeldung mit Angabe des Grunds der Unzustellbarkeit (z.B. „unbekannte E-Mailadresse") und eine Benachrichtigung per E-Mail.

Ihre Vorteile:

• Flexibilität bei der Zustellung
  Sie können je nach Anforderung zwischen rein digitalem Versand, kombiniertem Versand (digital und physisch) oder einer Sicherstellung per Post bei unzustellbaren E-Mails wählen. Das ermöglicht eine Anpassung an individuelle Bedürfnisse und Kommunikationsanforderungen.
• Zeit- und Kosteneinsparungen
  Der Versand per E-Mail reduziert Ihre Kosten für Druck, Kuvertierung und Porto erheblich und beschleunigt den Zustellprozess. Für Dokumente, die sofort und kostengünstig ankommen sollen, bietet LXP SMART@MAIL eine effiziente Alternative zum klassischen Briefversand.
• Sicherheit und Zuverlässigkeit
  Mit Funktionen wie MailSecure und MailPlus können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente auch bei digitalen Zustellfehlern ankommen. Unzustellbare E-Mails werden automatisch als physische Briefe versendet, was das Risiko von Kommunikationsverlusten minimiert.
• Maximale Kontrolle und Nachverfolgbarkeit
  Durch die verschiedenen Zustellmethoden behalten Sie jederzeit die Kontrolle über den Versandprozess und können sicherstellen, dass wichtige Dokumente zuverlässig beim Empfänger ankommen. Zusätzlich ermöglicht die Verknüpfung der Sendungen mit Sendungsverfolgungen ein hohes Maß an Transparenz.
• Umweltfreundlichkeit durch hybriden Versand
  Durch die Option, Briefe digital zu versenden, reduziert LXP SMART@MAIL den Papierverbrauch und senkt die CO₂-Emissionen, was Ihnen hilft, nachhaltiger zu agieren und Ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.
• Einfache Integration in bestehende Systeme
  Die Nutzung von LXP SMART@MAIL ist unkompliziert und lässt sich problemlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren, sodass Sie ohne großen Aufwand und ohne zusätzliche IT-Kosten sofort starten können.