Arbeitsmail-Knigge: Diese 7 Fehler sollten Ihnen lieber nicht passieren

Worauf sollten Sie bei der Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden und Arbeitskollegen achten. Wir geben Ihnen wertvolle Tipps für die richtige E-Mail-Kommunikation.

E-Mails sind immer noch eine Hauptkommunikationsquelle im beruflichen Umfeld. In einer Zeit von Teams- oder Zoom-Konferenzen können webbasierte Instant-Messaging-Dienste wie Slack die Kommunikation via E-Mail nicht vollständig ersetzen.

Die Vorteile sind klar: E-Mails können intern, extern mit Anhängen und an unterschiedlich viele Empfänger versendet werden. Doch bei den vielen Möglichkeiten, die die Mail-Kommunikation bietet, birgt sie auch einige Stolperfallen. Zu salopp formulierte Mails oder Fehler bei der Anrede sind nur zwei der Fauxpas, die Ihnen besser nicht unterlaufen sollten.

1. Fehlerhafte Anrede

Eine falsche Anrede ist in einer Arbeits-E-Mail immer äußerst unangenehm. Dabei können unterschiedliche Fehler passieren. Ein falsch geschriebener Name kann peinlich werden, einige Menschen reagieren hier sehr sensibel. Sollte Ihnen dies einmal passieren, ist es aber in den meisten Fällen mit einer höflichen Entschuldigung getan.

Ein anderer Fehler kann entstehen, wenn Sie anhand des Vornamens eines Geschäftspartners nicht erkennen, welches Geschlecht ihr Gegenüber hat. Hier können Sie allerdings mutig sein und einfach eine Anrede wählen. Sollte diese falsch ein, wird ihr Geschäftspartner oder Kunde sie schon darauf hinweisen. Sie werden wahrscheinlich nicht die erste Person sein, der das passiert ist. Auch hier ist eine Entschuldigung angebracht. Treten Sie aber nicht in das Fettnäpfchen, die Anrede ganz wegzulassen. „Lieber Müller“ ist wirklich keine angebrachte Anrede für einen seriösen Austausch.

2. Tippfehler in der Mail

Klar, Fehler können passieren. Zu viele Flüchtigkeitsfehler sollte Ihre Mail aber nicht enthalten. Das macht einen schlampigen Eindruck und Ihr Gegenüber: Egal ob es ein Kollege, Geschäftspartner oder Kunde ist, er fühlt sich zu recht nicht wertgeschätzt. Nehmen Sie sich vor dem eiligen Verschicken auf jeden Fall noch einmal die Zeit, Ihren Text in Ruhe gegenzulesen und kopieren Sie ihn zum Beispiel in Word. Hier finden Sie vielleicht noch andere Fehler, die Sie in Ihrem Mailprogramm nicht gesehen haben.

3. Falscher Empfänger

Das Versenden einer Mail an einen falschen Empfänger kann unproblematisch sein, zum Beispiel wenn Sie versehentlich intern eine Mail an einen anderen Kollegen geschickt haben. Sie kann aber auch äußerst prekär werden, wenn sie zum Beispiel interne Informationen an einen Kunden weiterleiten oder in einer Mail über einen Geschäftspartner lästern, an den Sie dann die Mail versenden.

In diesen Fällen lohnt es sich schnell auf dem Server nachschauen zu lassen, ob die Mail schon rausgegangen ist und diese im besten Fall wieder zurückzurufen. Gelingt das nicht, was wahrscheinlich in den meisten Fällen so sein dürfte, bleibt nur die Möglichkeit den Empfänger zu bitten die Mail sofort zu löschen. Hier sind dann eine Entschuldigung und ein Hinweis angebracht, dass die Informationen an den falschen Adressaten rausgeschickt wurden.

4. Weiterleiten und Antworten

Beim Weiterleiten und Antworten können unangenehme Fehler entstehen. Wenn Sie beispielsweise eine Kundenmail versehentlich doch nicht an den Kollegen weiterleiten, in der Sie über den Geschäftspartner die Augen verdreht haben. Sie haben auf „Antworten“, statt auf „Weiterleiten geklickt und eine Läster-Mail an einen Geschäftspartner gesendet. Das ist unangenehm! Vor allem, wenn sich die Mail nicht mehr zurückrufen lässt. Für eine Entschuldigung sollten Sie hier im besten Fall zum Telefonhörer greifen.

5. Anhang vergessen

Den Anhang zu vergessen, ist wahrscheinlich einer der häufigsten Fehler beim Mailverkehr, der jedem schon einmal passiert ist. Wenn Sie eine Mail ohne Anhang versendet haben, ist das in der Regel nicht ganz so schlimm, Sie können diesen ja in einer zweiten hinterherschicken. Bei Bewerbungen sollte das möglichst nicht passieren, denn es kann einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Hier hilft vielleicht eine kreative Entschuldigung oder ein Anruf. Sollte die Bewerbungsmail an ein Personalbüro gehen, haben Sie vielleicht Glück und der Personaler löscht Ihr erstes Anschreiben.

6. Fehlende Signatur

Die Signatur zu vergessen, ist ein Fehler der eigentlich kaum passieren kann, wenn Sie ihre Signatur automatisiert eingestellt haben. Besonders unangenehm ist eine vergessene Signatur, wenn Sie den Empfänger in Ihrer Mail drauf hinweisen, dass er sie gerne kontaktieren kann. Dieser wird sich dann fragen: „Ja, wie denn?“ Also stellen Sie die Signatur am besten immer so ein, dass sie in jeder Mail, auch beim Antworten, immer voreingestellt ist.

7. Die falsche Uhrzeit

Bei einem professionellen Mailverkehr kommt es auch auf die richtige Uhrzeit an. Eine Agentur, die einem Kunden um zwei Uhr nachts eine Mail schreibt, kann schnell unseriös wirken. Außerdem hinterlassen Sie den Eindruck, dass man Sie jederzeit auch zu den unmöglichsten Uhrzeiten immer und überall erreichen kann. Das ist nicht sinnvoll, vor allem lässt sich das nicht dauerhaft durchhalten. Wenn Sie als Freelancer gerne in den späten Abendstunden arbeiten, terminieren Sie die Mails an den Kunden am besten, so dass er Sie früh morgens erhält.

Die meisten Fehler lassen sich leicht wieder ausbügeln und wenn Sie bei Ihrer Kommunikation auf Professionalität achten, werden Ihnen große Fauxpas auch völlig fremd sein. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen und Ihre Mail vor dem Versenden auf Herz und Nieren überprüfen, steht einer seriösen E-Mail-Kommunikation sicherlich nichts mehr im Wege.