Datenschutz: Warum E-Mails wie Postkarten sind

Datenschutz: Warum E-Mails so unsicher wie Postkarten sind

Die E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Täglich werden millionenfach Mails verschickt, die mitunter wichtige oder sensible Daten enthalten. Doch was die meisten nicht wissen: Eine unverschlüsselte E-Mail entspricht in ihrer Datensicherheit einer Postkarte.

Denn Mailserver können zwar den Transport verschlüsseln, doch am Empfänger-Server liegt die Nachricht wieder im Klartext vor. So können weder Absender noch Empfänger sicherstellen, dass ihre Kommunikation vertraulich abläuft. Was das bei datenschutzrechtlichen Inhalten bedeutet, kann man sich leicht vorstellen: Unbefugte Dritte können die Mails ohne großen Aufwand mitlesen. LetterXpress verrät, worauf Sie bei der geschäftlichen Kommunikation achten sollten.

1971 wurde die erste E-Mail versendet

Die E-Mail ist eine briefähnliche Nachricht, deren Übertragung über Computernetzwerke, insbesondere über das Internet, erfolgt. Der US-amerikanischer Informatiker Ray Tomlinson hat 1971 den ersten elektronischen Brief verschickt und damit den Grundstein für eine völlig neue Form der Kommunikation gelegt. Der Erfinder der Mail nutze damals noch das Arpanet, den Vorläufer des Internets, das ab 1968 im Auftrag der US-Luftwaffe entwickelt wurde. Doch bevor die E-Mail ihren Siegeszug antreten konnte, sollten noch fast 20 Jahre vergehen. Erst Ende der 1980er Jahre begann sich die E-Mail zu etablieren.

In der Zeit vor der E-Mail wurden Nachrichten als Brief oder Telegramm, später auch schon in den digitalen Übertragungsverfahren Fernschreiben und Teletex sowie als Fax übermittelt. Von diesen Techniken spielen heute nur noch der Brief und vereinzelt das Fax eine Rolle. Heute ist die elektronische Nachricht für uns längst Normalität und hat sich in allen Bereichen des täglichen Lebens etabliert. Dokumente wie Briefe, Fotos und sogar Videos lassen sich innerhalb weniger Sekunden um den gesamten Erdball versenden. Im Jahr 2014 wurden in Deutschland mehr als 500 Milliarden E-Mails versendet, im Jahr 2015 versendeten und empfingen 81 Prozent der Deutschen E-Mails.

Vorsicht: Datenschutz bei geschäftlichen E-Mails

Die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern ist im beruflichen Umfeld längst Standard. Schnell, komfortabel und quasi kostenlos lassen sich nahezu alle Informationen austauschen. Was dabei jedoch häufig zu kurz kommt, ist das Thema Datensicherheit, dem jedoch besonders bei E-Mails vermehrte Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Denn keine andere Form der Kommunikation gilt als so unsicher wie die von uns täglich verwendeten E-Mails. Der Inhalt einer E-Mail ist grundsätzlich nicht gesichert. Alles, was in einer E-Mail versendet wird, geht im Klartext durch das Internet. Deshalb wird eine solche Nachricht auch gerne mit einer Postkarte verglichen, die jeder, der sie zufällig oder absichtlich in die Hand bekommt, lesen kann. Und genau wie bei der Postkarte sind dafür auch keine fundierten Computer- oder „Hacker“-Kenntnisse notwendig. Bereits einfache Software-Werkzeuge zur Netzwerküberwachung erlauben das Mitlesen der Nachrichten im Klartext. Daher sollten Sie sensible Daten wie beispielsweise Bankdaten und Passwörter nicht per E-Mail versenden.

Tipps für mehr Datenschutz im E-Mail-Verkehr:

Versenden Sie keine sensiblen Daten per E-Mail
Verschlüsselung macht E-Mails sicherer
Wählen Sie einen neutralen Betreff, der keine sensiblen Daten enthält
Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse vor dem Absenden

Eine weitere Gefahr bei E-Mails stellen Vieren, Phishing und Spam dar. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik rät zudem in seiner Leitlinie zur Internet-Sicherheit, die E-Mail-Client-Software durch weitere Komponenten für verschiedene Sicherheitsüberprüfungen zu ergänzen:

ein Virenschutzprogramm, das eingehende und ausgehende E-Mails auf Schadprogramme prüft,

eine Anti-Spam-Software, die unerwünschte E-Mails erkennt und aussortiert,

eine Anti-Phishing-Software, die Angriffe abwehrt, bei denen der Benutzer mittels gefälschter E-Mails dazu verführt wird, vertrauliche oder persönliche Daten preiszugeben, und

eine Personal Firewall, die alle eingehenden und ausgehenden Verbindungen filtert

Briefe bieten Sicherheit bei sensiblen Daten

Wer sensible Daten versenden muss, sollte dies nicht auf elektronischem Weg erledigen, sondern auf den Brief setzen. Wenn die Adresse entsprechend gestaltet ist, wird dadurch sichergestellt, dass auch wirklich nur der Empfänger den Inhalt zu sehen bekommt. Denn die Vertraulichkeit einer Mitteilung ist seit jeher eine existenzielle Voraussetzung für die Postbetreiber, die bereits in der Preußischen Postordnung von 1712 geregelt ist. Einen Schritt weiter ging Artikel 117 der Weimarer Reichsverfassung, der als unmittelbarer Vorläufer des Art. 10 des Grundgesetzes, das Briefgeheimnis mit Verfassungsrang und erstmalig den Begriff des Postgeheimnisses enthält. Das Gesetzt hat auch nach der Postreform im Jahr 1994 Gültigkeit. Die Verletzung des Briefgeheimnisses bezeichnet im deutschen Strafrecht einen Straftatbestand, der in § 202 StGB geregelt wird. Die Tat wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

Nach § 202 Strafgesetzbuch (StGB) wird bestraft, wer unbefugt

einen verschlossenen Brief oder ein anderes verschlossenes Schriftstück, die nicht zu seiner Kenntnis bestimmt sind, öffnet oder
sich vom Inhalt eines solchen Schriftstücks ohne Öffnung des Verschlusses unter Anwendung technischer Mittel Kenntnis verschafft.
Daneben können weitere Straftatbestände erfüllt sein, wenn spezielle Geheimhaltungspflichten, wie beispielsweise ärztliche Schweigepflicht, bestehen.

Ein häufiges Problem ist die richtige Anschrift für vertrauliche Briefe am Arbeitsplatz. Denn in Firmen mit mehreren Mitarbeitern werden die Briefe meist in der Poststelle vorsortiert und teilweise auch geöffnet. Daher sollte die Anschrift bereits einen eindeutigen Hinweis enthalten, dass der Brief privat oder vertraulich ist. Die Vermerke „persönlich“, „vertraulich“ oder „eigenhändig“ sind eindeutige Willenserklärungen des Senders, dass das „Behältnis“, wie es im Gesetz genannt wird, nur vom angegebenen Empfänger geöffnet werden darf.

Durch die Formulierung „persönlich-privat“ wird die Vertraulichkeit der Briefsendung besonders hervorgehoben. Dieser Brief darf nur vom Empfänger oder dessen Vertreter geöffnet werden (LG Arnsberg, Urteil vom 27. Oktober 1989 – 1 O 367/89 –).