Effizienter Rechnungsversand mit LetterXpress

Hier erfahren Sie, wie Sie ihren Rechnungsversand optimieren können und wie Ihre Rechnungen mit LetterXpress direkt bei Ihren Kunden im Briefkasten landen.

Das korrekte und rechtzeitige Versenden von Rechnungen an Kunden ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen. Oft bietet es sich an, die Rechnungen nicht nur per Mail, sondern mit der Post an die Kunden zu verschicken. So werden diese nicht übersehen und meist auch schneller gezahlt. Der postalische Rechnungsversand ist allerdings zeitaufwändig und mühsam. Die Rechnungen müssen gedruckt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht werden. LetterXpress nimmt Ihnen diese Arbeitsschritte ab und ist sogar günstiger, als wenn Sie Ihren Briefversand inhouse abwickeln.

Mit LetterXpress können Sie Rechnungen an verschiedene Kunden versenden und so Ihren Rechnungsversandprozess effizienter gestalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Rechnungen mit LetterXpress versenden können, um Zeit und Geld zu sparen und Ihre Rechnungsabwicklung zu optimieren.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Rechnungsvorlage
Bevor Sie Ihre Rechnungen mit LetterXpress versenden können, müssen Sie zunächst eine Rechnungsvorlage erstellen. Stellen Sie sicher, dass die Vorlage alle erforderlichen Angaben enthält, wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundendaten, Leistungen/Produkte und Zahlungsbedingungen. Wenn Sie Ihr Firmenlogo und andere Marken- oder Unternehmensinformationen hinzufügen, können Sie Ihre Rechnungen professionell und einheitlich gestalten.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Serienbrief aus einem CRM
Viele CRM-Systeme bieten die Möglichkeit an, die es ermöglichen, mit externen Anwendungen zu kommunizieren. LetterXpress bietet eine API an, die es ermöglicht, Briefe direkt aus dem CRM-System heraus zu erstellen und an LetterXpress zu übertragen. Durch die Nutzung der API können Unternehmen Briefe nahtlos in ihren normalen Arbeitsablauf integrieren und sie direkt von ihrem CRM-System aus an LetterXpress senden.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihre Rechnungen
Vor dem Versand mit LetterXpress sollten Sie alle erstellten Rechnungen sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Angaben korrekt und vollständig sind. Überprüfen Sie auch die Versandoptionen bevor Sie Ihre Briefe übertragen.

Schritt 4: Versenden Sie Ihre Rechnungen aus verschiedenen Abteilungen und behalten Sie den Überblick
Nachdem Sie Ihre Rechnungen überprüft haben, können Sie Ihre Briefe mit LetterXpress versenden. Wählen Sie einen der unterschiedlichen Übertragungswege und laden Sie Ihre Briefe bei LetterXpress hoch. Anschließend werden diese gedruckt und in einem automatischen Prozess kuvertiert, frankiert und versendet.

Wenn Sie das Add-on Benutzerverwaltung bei LetterXpress aktiviert haben, können Sie Ihren Rechnungsversand mit LetterXpress ganz unkompliziert über verschiedene Benutzer und in unterschiedlichen Abteilungen organisieren. Hier lesen Sie, welche Vorteile die Benutzerverwaltung Ihnen bietet.

Schritt 5: Behalten Sie den Überblick über Ihre versendeten Rechnungen
Mit dem Postausgangsbuch und den Archivdaten von LetterXpress behalten Sie den Überblick über die von Ihnen versendeten Rechnungen. Diese Add-Ons können Sie kostenfrei mit einem Klick aktivieren und haben zukünftig einen verlässlichen Nachweis darüber, wann welcher Brief mit LetterXpress versendet wurde.

LetterXpress bietet Ihnen eine effiziente Lösung, um Rechnungen an verschiedene Kunden zu versenden. Testen Sie LetterXpress unverbindlich, um Ihren Rechnungsversand effizienter zu gestalten und eine professionelle Abwicklung Ihrer Rechnungen zu gewährleisten.