LetterXpress - PDF-Qualität - so stellen Sie sicher, dass Ihr PDF die geeignete Druckqualität für LXP hat

Sie möchten LetterXpress nutzen, aber sind sich unsicher, wie Sie die PDF-Dateien aufbereiten sollen, damit der Upload und Versand reibungslos funktioniert? Dann hilft Ihnen dieser News-Beitrag weiter.

Wenn Sie bei LetterXpress die Übertragungswege LXP GO, LXP Treiber, LXP SFTP oder LXP Api nutzen möchten, müssen die Sendungen als PDF-Datei an uns übertragen werden. Grundsätzlich eine einfache Sache, es lassen sich doch fast alle gängigen Dateiformate in .pdf umwandeln. Es gibt jedoch Unterschiede in den Datei-Formaten.

Eine Ausnahme bildet da LXP TREIBER. Über den Druckertreiber von LetterXpress können Word Dokumente direkt über den Druckbefehl hochgeladen und anschließend übertragen werden. Der LXP TREIBER hat einen PDF-Creator implementiert und übernimmt daher die Erstellung einer PDF-Datei.

PDF ist das verbreitetste Format für Dokumente, MS Word dagegen ist das verbreitetste Programm zur Textverarbeitung. Das Portable Document Format (PDF) ist ein Format zum Austausch von Dokumenten, welches von Adobe Systems entwickelt wurde. Eine PDF-Datei kann Dokumente einschließlich aller Farben, Raster- und Vektorgrafiken, sowie Schrifttypen präzise wiedergeben.

Beim Hochladen von Dateien bei LetterXpress kann es durchaus mal zu einer Fehlermeldung kommen. Das liegt meist an den Dateiformaten. PDF ist nämlich nicht gleich PDF. Abgesehen davon, dass Schriften, Bilder und Farben in der Datei eingebettet sein sollen und eine Dateigröße von über 50 MB nicht übertragen werden kann, dürfen auch keine schreibgeschützten oder mit Passwort versehenen Dateien übermittelt werden. Diese können nicht verarbeitet werden. Wichtig ist auch ein DIN A4 Format hochkant (210 x 297 mm).

Die Übertragung von PDF-Dateien mit ausgefüllten Formularfeldern kann ebenfalls zu Schwierigkeiten führen. Ist hier die PDF nicht richtig erstellt, werden die Formularfelder nicht erfasst und somit auch nicht gedruckt.

Wichtig bei der PDF-Erstellung ist die Einhaltung aktueller Standards von Adobe. Wir empfehlen die Nutzung des kostenfreien PDF24 Creators oder Adobe Acrobat für die Erstellung von PDF-Dateien. Unserer Erfahrungen haben gezeigt, dass sich die so erstellten Dateien am besten verarbeiten lassen. Auch die Empfängeradressen können dann besser ausgelesen und zur Kontrolle in der Detailübersicht und den Vorschauen angezeigt werden.

Bestehendes PDF-Dokument mit LXP TREIBER übertragen

Wenn Sie ein fertiges PDF-Dokument mit dem Druckertreiber zu LetterXpress übertragen möchten, bitten wir Sie, dieses nicht mit Adobe Acrobat oder einem alternativen PDF-Viewer zu öffnen und dann über „Drucken“ in den Druckertreiber zu laden. Bitte nutzen Sie, um fertige PDF-Dokumente zu übertragen, die Drag & Drop Funktion des Druckertreibers. Dazu müssen Sie LetterXpress unter Programme starten, um das PDF-Dokument anschließend per Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen zu können.

Noch mehr Experten-Wissen rund um die PDF-Datei:

PDF-Datei ist nicht gleich PDF-Datei.

Es gibt inzwischen eine große Zahl an Programmen zur Erstellung von PDF-Dateien. Und nicht jede Software von Drittanbietern hält sich an die Vorgaben von Adobe.

Das Dateiformat PDF hat zum Ziel, dass Dokumente einheitlich gespeichert werden können. Die Dokumente werden von einem PDF-Reader, auch PDF-Viewer genannt, angezeigt. Mittlerweile wird diese Rolle auch von Browsern übernommen, aus der Historie heraus übernehmen das auch entsprechende Programme. 

Unabhängig vom Endgerät mit individueller Bildschirmgröße und Auflösung, sowie dem Betriebssystem und dessen PDF-Anzeigenkomponente haben PDFs den Ruf gleich auszusehen. Browser und Programme sind dementsprechend programmiert und können Fehler oder bestimmte Einstellungen einer PDF in der Anzeige überspielen.

Abweichungen vom Standard können jedoch bedeuten, dass eine PDF-Datei, die korrekt und ohne Hinweise auf dem Bildschirm angezeigt wird, so nicht gedruckt werden kann.

Es gibt Fehlerquellen und Einstellungen an der PDF, die je nach Drucker zu keinem oder einem fehlerhaften Druckergebnis führen können:

- von DIN A4 abweichendes Format

- nicht eingebettete Schriften

- schreibgeschützte Dateien oder mit Passwort versehen

- Dateigröße 

- ausgefüllte Formularfelder in der Datei

Während bei LetterXpress einiges, wie z.B. abweichendes Format und mit Passwort geschützte Dateien, bei der Übertragung erkannt werden kann, ist es nicht möglich eine Datei während der Übertragung komplett zu analysieren.

Fehlerquellen erkennen

Sie können Ihre Datei auf mögliche Fehlerquellen prüfen, indem Sie die Dokumenteneigenschaften anschauen. 

Bei Nutzung z. B. des Adobe Readers können Sie diese bei geöffneter PDF-Datei durch einen Rechtsklick mit der Maus und Klick auf „Dokumenteneigenschaften“ öffnen.

Format:

LetterXpress kann ausschließlich PDF-Dateien verarbeiten, die im DIN A4- (210 x 297 mm) und Hochformat übertragen werden.

Wenn das Format Ihrer PDF-Datei vom A4 Format abweicht, müssen Sie das Format anpassen. Das Format Ihrer Datei lässt sich am schnellsten ändern, indem Sie Ihr Dokument in eine neue PDF-

Datei drucken und dabei unter den Druckeinstellung das Format A4 auswählen. Anschließend muss die Datei nur noch gespeichert werden.

Schriften

In einem Dokument nicht eingebettete Schriften können zu einer Abweichung im Druckbild führen. Unter Dokumenteneigenschaften und dem Reiter „Schriften“ können Sie sehen, ob die von Ihnen verwendeten Schriften in dem Dokument eingebettet sind oder nicht. Das nachträgliche Einbetten von Schriften kann oft nur über ein kostenpflichtiges Programm erfolgen. Eine Lösung kann in den meisten Fällen die Neuerzeugung der PDF-Datei mit einem guten Programm zur Erstellung von PDF-Dateien bringen.

Achten Sie auch unbedingt darauf, dass Sie keine Zeichensatzcodierung verwenden und mitliefern. In diesem Fall können die Schriften gar nicht erkannt werden.

Geschützte Dateien (Sicherheit)

Bei einer geschützten Datei können Sie den Schutz (z.B. Passwort) mit einem Programm zur Erstellung von PDF-Dateien (Empfehlung s.u.) entfernen.

Um dem Schutz mit z.B. PDF24 zu entfernen, müssen Sie in dem Programm die Datei Tools öffnen. Nun können Sie Ihre Datei per Drag and Drop in das Programm reinziehen und unter dem Button „Passwort entfernen“ den Schutz Ihrer Datei löschen. Jetzt können Sie Ihre Datei ohne Passwort erneut speichern.

Stellen Sie bitte ebenfalls sicher, dass Ihre PDF-Datei druckbar ist. Diese Informationen finden Sie in den Dokumenteneigenschaften im selben Reiter etwas weiter unten. 

Dateigröße

Sie können an LetterXpress zwar Dateien in einer Größe von 50 – 100 MB übertragen (größer als 100 MB ist nicht möglich und generiert eine Fehlermeldung), wir empfehlen jedoch die Dateien so klein wie möglich zu machen. Auf das Druckbild hat das meist keinen Einfluss. Bei großen Dateien kann die Übertragungszeit je nach Internetverbindung jedoch so lange sein, dass der Browser diese wegen Zeitüberschreitung abbricht.

Beim Einscannen bzw. Einfügen von Bildern ist in der Regel eine Auflösung von 200 dpi ausreichend, um ein gutes Druckbild bei LetterXpress zu erreichen. Wollen Sie Logos einfügen, so sind im Allgemeinen so genannte Vektorgrafiken (*.wmf, *.eps usw.) den Bitmapformaten (*.tif, *.jpg usw.) vorzuziehen. Die Druckergebnisse sind in jedem Fall besser und die Dateigrößen sind um ein Vielfaches geringer.

Formularfelder

Die Datei, die Sie an LetterXpress übertragen möchten, sollte keine Formularfelder enthalten, da diese Felder häufig die Ursache für einen fehlerhaften Druck sind. Formularfelder sind meistens die Felder, die sich in einer PDF-Datei bearbeiten lassen. Z.B. durch das Einfügen von Texten und Symbolen. Formularfelder können bei Acrobat mit dem Werkzeug „Formular vorbereiten“ entfernt werden. Dieses Werkzeug ist allerdings nicht mit in den Lizenzen des kostenlosen PDF-Reader mitinbegriffen. 

Wichtig bei der PDF-Erstellung ist die Einhaltung aktueller Standards von Adobe. Wir empfehlen die Nutzung des kostenfreien PDF24 Creators oder Adobe Acrobat für die Erstellung von PDF-Dateien.

Mögliche Fehlerquellen können Sie meist beheben, indem Sie Ihre Datei über den Druckbefehl eines von uns empfohlenen Programms für die Erstellung von PDF-Dateien erneut erzeugen und speichern. 

Bei der Erstellung einer PDF-Datei aus Microsoft Word heraus empfehlen wir diesen Vorgang ebenfalls.

Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf unserem YouTube Kanal https://www.youtube.com/watch?v=pIkRPMuxIrI&t=16s

 Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unser LetterXpress Supportteam.

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