Mobiles Büro – die wichtigsten Fakten im Überblick
Das mobile Büro und das Arbeiten von unterwegs war für viele Jahrzehnte der große Traum aller Büroarbeiter. Heute ist es vielfach Realität und oft sogar unverzichtbare Notwendigkeit geworden. Beim Arbeiten im Mobile Office gibt es einige Dinge, die unbedingt beachtet werden müssen und vieles, das anders ist als im herkömmlichen Büro. Die wichtigsten Punkte für mobile Office-Arbeiter haben wir für Sie im folgenden Beitrag zusammengestellt.
Für wen ist das mobile Büro geeignet?
Mobiles Büro ist nicht gleich mobiles Büro. Im Wesentlichen gibt es drei große Gruppen von Menschen, für die die mobile Variante des Büros gut geeignet sind. Dementsprechend können unterschiedliche Voraussetzungen für mobile Büros und ihre Ausstattung gelten.
Vertriebsmitarbeiter im Außendienst haben die vergleichsweise mobilsten Büros, da sie in der Lage sein müssen, auch vom Auto aus alle Büroarbeiten zu erledigen. Dazu gehören die Erstellung und das Ausdrucken von Angeboten, das Erstellen von Dokumentationen und die Verwaltung von Papieren und Dokumenten "on-the-go". Auch in ergonomischer Hinsicht stellen sich hierbei die größten Herausforderungen für die Gestaltung.
Teleworker-Arbeitsplätze unterscheiden sich grundsätzlich nur wenig vom herkömmlichen Büroarbeitsplatz, abgesehen von der räumlichen Trennung von anderen Büros. Das macht eine Anpassung von einzelnen Arbeitsprozessen und einige technische Anpassungen erforderlich, insbesondere dort, wo es um die firmeninterne Kommunikation geht.
Freelancer sind in der Gestaltung ihrer Bürolösung meist freier. Sie können sich nach dem eigenen Bedarf richten und brauchen nicht auf vorhandene Systeme Rücksicht zu nehmen. Das gilt im Wesentlichen auch für digitale Nomaden, also Menschen, die dauerhaft unterwegs sind und dabei - meist als Freelancer - arbeiten. Allerdings kann die hohe Mobilität hier wieder Einschränkungen und besondere Lösungen notwendig machen.
Sind diese Arbeitsplatzmodelle heute noch vergleichsweise wenig verbreitet, so sehen viele Experten hier einen beginnenden Trend. Die nachfolgende Statista-Grafik zeigt, dass in zehn Jahren schon ein erheblicher Anteil der Büroangestellten in Deutschland im Home- oder Mobile Office arbeiten könnten.
Mobiles Büro fürs Auto
Gerade für Außendienstmitarbeiter findet ein wesentlicher Teil der Büroarbeit im Auto statt. Das erfordert eine möglichst ergonomische Lösung. Von "selbstgebastelten" Lösungen sollten Sie hier unbedingt Abstand nehmen. Greifen Sie lieber auf fertige Lösungen von Spezialanbietern zurück, die nicht nur einen hohen Arbeitskomfort, sondern auch ein effizientes Arbeiten bieten.
Kombinationen aus Prospekt- und Dokumentenablage, meist drehbarer Laptophalterung, Schreibunterlage und 12-V-Stromversorgung (über den Zigarettenanzünder) sowie Stauraum für Kleinteile sind ergonomisch optimal gestaltet, sicher und stabil am Beifahrersitz zu befestigen und diebstahlsicher. Viele Lösungen sind auch über ein Trolley-System gut transportabel. So lassen sich mögliche Gefahren durch ungesicherte Stapel von Arbeitsgeräten auf dem Beifahrersitz, die bei einer Notbremsung ins Fliegen geraten, größtenteils verhindern.
Grundlegende Voraussetzungen für ein mobiles Büro
Leistungsfähiger Internetzugang
Das A und O für mobile Arbeitsplätze ist ein leistungsfähiger Internetzugang. Kann bei einem Home Office meist noch auf stabile, kabelgebundene Internetzugänge mit hoher Leistung zurückgegriffen werden, stellen sich unterwegs teilweise ernsthafte Probleme. Die UTMS-Abdeckung. Ist schon in Deutschland nicht flächendeckend, selbst in unmittelbarer Nähe von größeren Städten gibt es "Versorgungslücken" oder Bereiche mit schwachen Übertragungsleistungen. Im Ausland kann die Situation noch deutlich schlechter sein.
Diese Tatsache wird oft zu wenig berücksichtigt - was häufig dazu führt, dass das Arbeiten von unterwegs manchmal für Stunden nur sehr eingeschränkt möglich ist. Abhilfe können satellitengestützte mobile Internetzugänge aber auch eingebaute Signalverstärker oder Mehrfach-Netzwähler bieten. Digitale Nomaden greifen häufig auf WLAN-Zugänge in Hotels oder Unterkünften zurück. Die Qualität kann hier aber unterschiedlich sein, sodass Arbeitszeiten nicht immer fest eingeplant werden können, und gelegentlich mit Einschränkungen gerechnet werden muss.
Die Ergonomie
In Büros wird häufig viel Geld für gut ausgestattete und ergonomische Arbeitsplätze investiert. Das ist durchaus gut angelegtes Geld - wer unter schlechten Bedingungen arbeiten muss, bringt deutlich weniger Leistung, macht mehr Fehler und klagt schneller über Konzentrationsmangel und Ermüdung. Zahlreiche Studien belegen die Wichtigkeit von guter Ergonomie und den Einfluss auf Leistungsfähigkeit, Kreativität und Fehlerquote bei der Arbeit.
Bei vielen Mobile Offices wird dieser Aspekt häufig sträflich vernachlässigt. Arbeiten am Küchentisch mag zwar sehr "schwedisch" aussehen - in der Praxis ist das aber oft schon nach kurzer Zeit wenig ansprechend. Auch die romantische Vorstellung des Arbeitens auf der gemütlichen Couch, sorgt schon nach kurzer Zeit für massive Muskelverspannungen und deutliche Arbeitsunlust. So verlockend das zunächst scheint, so anstrengend und leistungsmindernd ist es leider in der Realität.
Die Zeitplanung
Arbeiten außerhalb der Kontrolle von Vorgesetzten und ohne von vornherein festgelegte Arbeitszeiten erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Auch dieser Aspekt wird häufig unterschätzt. Es fällt uns ungleich schwerer uns selbst anzutreiben oder bei der Arbeit zu halten, als einfach in einem Arbeitsprozess im Unternehmen "mitzuschwimmen". Diesem Problem können nur sorgfältige Zeitplanung und gutes Selbstmanagement gegenüber stehen.
Ein Problem vieler Telearbeitsplätze stellt zudem dar, dass die mögliche Arbeitsleistung oft überschätzt oder schlicht nicht beachtet wird. So bekommen die Telearbeiter teilweise deutlich mehr Arbeit aufgebürdet, als in acht Stunden zu schaffen ist. Überstunden werden häufig vorausgesetzt, da "der Mitarbeiter ja ohnehin zuhause ist". Hier helfen klare Absprachen und eine solide, detaillierte eigene Planung, um das verlangte, zu hohe Arbeitsmaß auch belegen und von sich weisen zu können.
Ablenkung
Während in einem herkömmlichen Büro, die Möglichkeiten der Ablenkung relativ begrenzt sind, sieht das zuhause durchwegs anders aus. Hier hilft eine strikte Trennung von "Bürofläche" und "Wohnfläche", an die sich konsequent gehalten wird. Konzentriertes Arbeiten zuhause oder unterwegs ist bis zu einem gewissen Grad auch ein Lernprozess. Mit der Zeit werden Sie bessern darin, sich nicht ablenken oder stören zu lassen.
Die wichtigsten Unterschiede und Einschränkungen zum stationären Büro
Die größten Herausforderungen eines mobilen Büros im Vergleich zu einem stationären Büro sowie potenzielle Lösungsansätze haben wir Ihnen in der folgenden Tabelle zusammengefasst.
Problembereich
Stationäres Büro
Mobiles Büro
Datensicherheit
Absicherung des Netzwerks
Sichere Verbindung, VPN Verbindungen, Datensicherheit auf dem eigenen Rechner muss gewährleistet werden
Nutzung von Software
Über den zentralen Server
SaaS (Software as a Service), gehostete Software und VPN Zugriff auf den Unternehmensserver (sicherste Lösung)
Papierdokumente- Archiv
Zugriff lokal möglich
Zugriff nicht möglich, Daten müssen digitalisiert werden (grundsätzlich ein Vorteil für Abläufe und Prozessmanagement im Unternehmen)
Sensible Daten und Verträge müssen entsprechend gut geschützt werden
Zugriff auf sensible Daten
Entsprechende Absicherung der Datenbestände
Grundsätzliches Risiko vorhanden
Zugriff auf den originalen Datenbestand auf Servern über VPN-Lösungen können die meisten Sicherheitsprobleme ausschließen
Rechnungen versenden
von stationärer Software aus, Netzwerklösungen
SaaS oder VPN-Zugriff auf den Unternehmensserver
Speicherung lokaler Daten
Sicher im Firmennetzwerk
Potenziell unsicher, sollte weitestgehend vermieden werden
Versenden von Faxen
Überzentralen Unternehmensserver
Mail-to-Fax-Lösung
Unterschreiben von Papierdokumenten
Direkt möglich
Eingeschränkt möglich, digitale Unterschrift kann eine Lösung sein
Direkt möglich
Mail to Print;Selbstversand
Grundsätzlich gibt es für alles eine Lösung, eine umfassende Digitalisierung kann auch für die Prozesse im Unternehmen vorteilhaft sein. Im Bereich der Kommunikation kann durch eingerichtete Kollaborationslösung sowohl mit internen als auch mit externen Mitarbeitern zusammengearbeitet werden, Kommunikationsprozesse werden dadurch auch innerhalb des Unternehmens beschleunigt.
Für Freelancer und digitale Nomaden stellen sich viele dieser Probleme nicht, da sie grundsätzlich frei in der Gestaltung ihrer Lösungen sind, und im Grunde ihr eigenes Firmennetzwerk, das sich nur auf einen Arbeitsplatz beschränkt, immer mitnehmen. Mail-to-Print und Mail-to-Fax sowie SaaS-Lösungen können aber auch hier enorme Vorteile und Sicherheitsgewinne bringen und zudem den Aufwand deutlich verringern.
Bildquelle: © by iStock / AlexBrylov
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