Serienbrief drucken - so einfach geht's

Ob Rundschreiben, standardisierte Rechnungen oder Preisanpassungsschreiben. LetterXpress hat nun als erster Anbieter auf dem Markt, das Ausdrucken und Versenden von Serienbriefen entscheidend vereinfacht. Durch vier verschiedene Trennvariablen und ein anschließendes Zusammenführen der Sendungen, bietet LetterXpress eine nie dagewesene Treiberfunktion an.

Der neue Letterxpress Service

Laut Statista werden jährlich 11,9 Milliarden Briefe in Deutschland versendet. Die Hälfte - etwa 6,67 Milliarden – sind Geschäftsbriefe, gefolgt von adressierten und unadressierten Werbesendungen. Lediglich jeder zehnte versendete Brief in Deutschland ist privater Motivation.

Serienbriefe sind eines der wichtigsten Briefformate für Unternehmen und meist an verschiedene Empfänger gerichtet. Die Basisvorlage für den Serienbrief wird mit einem Datensatz verknüpft, sodass alle Anschreiben mit entsprechend individuellen Daten versehen werden.

Bei derlei vielen Sendungen im Jahr, fordert die meisten Unternehmen der Versandprozess erheblich heraus. „Wir haben unseren Kunden zugehört und mit unserer neuen Serienbrieffunktion eine Kernherausforderung bei Seriendrucken eines jeden Unternehmens gelöst“, erklärt Geschäftsführer Oliver Fischer über das neue Feature von LetterXpress. Dessen Produkt sowohl für inländische, wie auch internationale Sendungen verwendbar ist.

Der neue Seriendruck passt sich Ihren Strukturen an

Bei LetterXpress können ab sofort mehrere Briefe in einem Dokument online versendet werden. Die neue Software verfügt über verschiedene Varianten, gedruckte Dokumente zu trennen. Aus diesem Grund fügt sie sich individuell in die jeweiligen Unternehmensprozesse ein. Die intelligente Treibersoftware vermag einen Druckauftrag in verschiedenen Schritten zu bearbeiten und gedruckte Dokumente nach einer 100%igen Übereinstimmung der Empfängeradresse zusammenzuführen. Dies spart Material- und Portokosten in einem nicht unerheblichen Umfang. Zugleich ist dies ein Service an den Empfänger! Der Empfänger muss dann nicht mehr mehrere an Ihn gerichtete Briefe öffnen sondern nur noch einen. Letztlich ist dies auch eine Schonung der natürlichen Ressourcen und spart CO2 ein.

Trennvarianten: Die Software erlaubt dem Nutzer, vier verschiedene Befehle durchzuführen: 1. Anzahl der Seiten, 2. Suchtext auf einer Seite, 3. Suchtext in einem bestimmten Seitenbereich oder 4. Änderungen in einem Brief.

Zusammenführen von Sendungen: Es ist möglich alle Dokumente nach festgelegten Variablen manuell oder automatisch zu sortieren, wie beispielsweise nach einem Empfänger.

So können verschiedene Rechnungen in nur einer Sendung verschickt werden. Dies spart Ihnen Versandaufwand und clustert den Posteingang des Empfängers.

Casestudy: So sparen Sie Aufwand und Kosten

Erhalten beispielsweise unterschiedliche Kunden in einem monatlichen Rechnungslauf mehrere Rechnungen, sind sie häufig im Ausgangsdokument verschieden positioniert. Stellt diese Situation herkömmliche Treiber vor eine scheinbar aussichtslose Aufgabe, hat LetterXpress für diese Fälle eine Softwarelösung entwickelt.

1. Ausgangssituation

Umfasst eine Sendung beispielsweise 120 Rechnungen mit insgesamt 480 Seiten. Dabei ist jede Rechnung unterschiedlich groß von einer bis zu acht Seiten.

2. LetterXpress Druckertreiber

Der Rechnungslauf wird mit dem LetterXpress Druckertreiber gedruckt und automatisch öffnet sich die Treiberoberfläche, auf der zahlreiche Einstellungen durchgeführt werden können.

3. Trennfunktion

Mit Hilfe der Trennungsfunktion wird beispielsweise „Änderungen im Bereich“ ausgewählt. Die Sendungen werden automatisch getrennt, der Treiber erkennt die Anzahl der Sendungen (120) und gibt dafür einen Gesamtpreis bekannt.

4. Sendungen Zusammenführen

Mit Hilfe der Funktion „Sendungen Zusammenführen“ führt der Treiber die Sendungen mit den identischen Empfängeradressen (100%igen Abgleich der verwendeten Zeichen) voll automatisiert zusammen. Die Sendungen werden danach im System gekennzeichnet. Damit ändern sich der Gesamtpreis und die Anzahl der Gesamtsendungen.

Grundsätzlich ist der Gesamtpreis immer günstiger als vor der Zusammenführung. Die Höhe der Ersparnis hängt davon ab, wie viel Sendungen zusammengeführt wurde.

Kundenmailings und Rechnungen jetzt im Serienbrief drucken & versenden

Ob für Rechnungs- und Mahnläufe, Kundenmailings oder Preisanpassungsschreiben: Die Serienbrieffunktion ist für diverse Serienmailings und auf jedem windowsbasierten Computer anwendbar. Jetzt Ihre Post online versenden und Kosten sparen!

Stock photo © Devonyu