Maschinelle Lesbarkeit von Briefen

In unserem letzten Artikel sind wir schon auf die richtige Positionierung der Empfängeradressen eingegangen. In diesem Artikel wollen wir das Thema noch einmal vertiefen und über automationsfähige Briefsendungen berichten. Dabei werden wir uns jedoch nur mit den nationalen Briefsendungen befassen und Produkte wie Postkarten, Dialogpostversand oder internationalen Versand unberücksichtigt lassen.

Für den effizienten Versand ist eine maschinenlesbare Adresse sehr wichtig. LetterXpress nimmt Ihre online übertragenen Briefsendungen entgegen, druckt, kuvertiert und frankiert diese und übergibt sie anschließend an die Deutsche Post AG zur Zustellung.

Für die Bearbeitung Ihrer Briefsendungen setzt die Deutsche Post Sortieranlagen ein, die in der Lage sind, Anschriften zu lesen und die Sendungen entsprechend vollautomatisch zu sortieren. Die maschinelle Lesbarkeit ist nicht Bedingung oder Voraussetzung für den Versand Ihrer Sendungen über LetterXpress und die Zustellung durch die Deutschen Post AG. Jedoch erleichtert es die Arbeitsabläufe und verhindert Fehlsortierungen und Laufzeitverzögerungen.

Das richtige Format

Zuerst ist es wichtig, dass richtige Format der Briefsendungen zu bestimmen. Dabei geht es um die Einhaltung der von der Deutschen Post bestimmten Basisformate für Ihre Sendungen. Beim Versand mit LetterXpress achten wir selbstverständlich auf die richtige Wahl des Formats passend zum Umfang Ihres Briefes:

-    Standardbriefe mit bis zu 3 Blatt, zweifach gefaltet in Kuvertierhüllen mit 229 x 114 mm
-    Kompaktbriefe mit 4 bis zu 8 Blatt, zweifach gefaltet in Kuvertierhüllen mit 229 x 114 mm
-    Großbriefe mit 9 bis zu 90 Blatt, ungefaltet in C4-Kuvertierhüllen
-    Maxibriefe mit 91 bis zu 190 Blatt, ungefaltet in C4-Faltentasche mit Stehboden
-    Paket(briefe) mit 191 bis zu 550 Blatt, ungefaltet in stabiler Buchverpackung

Weiteres zu dem Thema finden Sie in unserem Artikel „Welche Kuvertierhüllen benutzt LetterXpress“.

Quelle: Deutsche Post AG

Die drei wichtigen Bestandteile der Automationsfähigkeit sind

-    Maschinenlesbarkeit
-    Gestaltung der Aufschriftseite
-    Maschinenfähigkeit

Maschinelle Lesbarkeit von Briefadressen

Die Sortieranlagen der Deutschen Post AG müssen die eingesetzten Schriften lesen können. Daher ist der Einsatz von serifenlosen Schriften sinnvoll, da diese eine gute maschinelle Lesbarkeit aufweisen. Dazu gehören z. B. Arial, Frutiger, Helvetica und Univers. Die Buchstaben und Ziffern müssen zwischen 2,3 mm und 4,7 mm Höhe liegen (Versalhöhe). Als optimaler Schriftgrad gelten 10 pt bis 12 pt im Schriftschnitt „regular“ (normal).

Auf einen durchgehenden Zwischenraum vom Ende eines Buchstabens oder einer Ziffer bis zum Anfang des nächsten Zeichens ist zu achten. Zwischen Ziffernblöcken und Wörtern muss ein Abstand von einem oder zwei Leerzeichen liegen und der Zeilenabstand darf 0,5 mm bis 2,5 mm betragen.

Quelle: Deutsche Post AG

Eine Reihe von Schriften sind nicht maschinenlesbar. Dazu gehören beispielsweise

-    Handblockschriften
-    Kursivschriften
-    Zierschriften
-    Schreibschriften
-    Schattierte Schriften
-    Ungleichmäßige Schriften
-    Konturierte Schriften
-    Negativschriften

Aufbau einer nationalen Adresse

Für nationale Empfängeradressen gilt folgende Reihenfolge im Aufbau der Anschriften:

-    Anrede, falls gewünscht (Herrn, Frau, Firma etc.)
-    Name des Empfängers, Firmenname
-    Weitere Empfängerbezeichnungen, falls gewünscht (z.B. Ansprechpartner in einem Unternehmen)
-    Ortsteilangabe, falls gewünscht oder erforderlich
-    Straßenangabe mit Hausnummer oder Postfach (in einer Zeile)
-    Postleitzahl und Bestimmungsort (in einer Zeile und ohne Länderkennzeichen oder ISO-Kennung)

Weiter gilt es noch einige wichtige Feinheiten zu berücksichtigen.

-    Der Anschriftenblock muss laut DIN 5008 linksbündig, geschlossen und ohne Leerzeilen sein.
-    Die Schrift muss durchgehend einheitlich sein.
-    Einsatz von ausschließlich lateinischen Schriftzeichen und arabischen Ziffern.
-    Ergänzende Hinweise (Treppenhaus C, Hinterhof, Wohnung 7) durch doppelten Schrägstrich (//)
     getrennt hinter der Hausnummer angeben. Falls hier der Platz nicht ausreicht, ist die Zeile
     oberhalb zu nutzen.
-    Verwendung von dunkler Schrift mit deutlichem Kontrast zu einem weißen oder in Pastellfarben
     gestalteten Hintergrund.
-    Keine negativ gestellten Adressen (helle Schrift auf dunklem Hintergrund)

Wenn Sie eine Absender- oder Rücksendeangabe machen wollen, darf diese nur einzeilig oberhalb der Anschrift platziert werden, damit keine Verwechslung mit der Empfängeradresse entsteht.

Es ist weiterhin darauf zu achten, dass sich sämtliche Angaben im Bereich der Fenster der Kuvertierhüllen befinden. Die Adressangaben sollten, auch in Teilen, nicht verdeckt sein. Störende Informationen wie weitere Textteile oder Grafiken im Fensterbereich können die Maschinenlesbarkeit beeinträchtigen oder verhindern. Der Abstand zu den Fensterrändern des Umschlags muss 3mm betragen.

Einschreiben erhalten eine DV-Freimachung. Hier sind besondere Anforderungen an die Positionierung von Absender- und Empfängeradresse nötig. Einzelheiten finden Sie dazu auf unserer Seite unter Leistungen > Einschreiben versenden.

Für die Nutzung von LetterXpress empfehlen wir Ihnen, die Umwandlung Ihres Dokuments mit dem kostenfreien PDF-Creator von PDF24 (https://de.pdf24.org/) vorzunehmen. Nach unseren Erfahrungen lassen sich diese Dokumente bestens verarbeiten. Bei eingescannten PDF-Dokumenten kann die Anschrift nicht ausgelesen werden. Dabei kann es zu Problemen in der Übertragung oder Verarbeitung kommen.

Die Gestaltung der Aufschriftseite

Die Aufschrift befindet sich mit allen benötigten Angaben im Fensterbereich der Kuvertierhülle. Die Aufschriftsseite ist somit die Vorderseite der Briefsendung mit den nötigen Adress- und Frankierdaten. Diese ist in vier Bereiche gegliedert:

-    Lesezone
-    Absenderzone (bei Versand über LetterXpress nicht möglich, bitte die Absenderadresse in der
     Aufschrift unterbringen)
-    Frankierzone
-    Codierzone

Da LetterXpress für die richtige Gestaltung der Aufschriftseite sorgt, gehen wir hier nur kurz auf dieses Thema ein.

Quelle: Deutsche Post AG

Solange sich die Aufschrift also korrekt im Fensterbereich der Kuvertierhülle befindet, steht der Maschinenlesbarkeit durch Format und Gestaltung der Aufschriftseite nichts im Weg. Dafür sorgt LetterXpress!

Die Maschinenfähigkeit von Briefsendungen

Die meisten Punkte für die Maschinenfähigkeit von Briefsendungen haben wir schon beschrieben. Die Voraussetzung ist, dass die Sendungen automatisch – ohne zusätzliche manuelle Eingriffe – in den Sortieranlagen der Deutschen Post AG bearbeitet werden können.

Sendungen sind maschinenfähig, wenn sie das richtige Format aufweisen, stabil und dennoch ausreichend biegsam sind. Außerdem müssen sie flach und damit stapelfähig sein. Sendungen mit eingelegten oder aufgeklebten Gegenständen fallen nicht darunter. Auch aneinanderklebende oder geknickte Sendungen sind nicht maschinenfähig.

Für die effiziente Zustellung Ihrer Sendungen ist die maschinelle Lesbarkeit wichtig und garantiert eine zügige und reibungslose Bearbeitung. Sie stellt jedoch kein zwingendes Kriterium für den Versand Ihrer Post über LetterXpress dar.

Für Fragen rund um das Thema Briefversand mit LetterXpress wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.